Bandeja de entrada
Bandeja de entrada en la barra lateral reúne cada interacción que gestiona tu recepcionista. Tiene cuatro vistas:
- Todas las conversaciones: todas las llamadas y chats del sitio web, excepto el spam.
- Requiere atención: mensajes abiertos, solicitudes de presupuesto y preguntas de quienes llaman, además de llamadas marcadas como urgentes o emergencias. Consulta Solicitudes de presupuesto.
- Hecho: conversaciones y elementos que has finalizado, como mensajes marcados como hechos, solicitudes de presupuesto convertidas y preguntas respondidas.
- Spam: llamadas marcadas como spam. La vista muestra cuántas hay y un punto cuando hay alguna sin leer.
Las preguntas que tu recepcionista no pudo responder se recopilan por separado en las Preguntas frecuentes.
Conversaciones
Cada conversación incluye la transcripción completa, la hora de inicio, la duración y el recepcionista, además de etiquetas de resultado:
Datos de quien llama
Una llamada telefónica muestra el número de quien llama o No compartido cuando no hay ninguno. Si el número aún no pertenece a un cliente, selecciona Guardar como contacto. Si varios clientes comparten el número, selecciona Elegir cliente y elige con quién fue la llamada.
Hecho y spam
Selecciona Hecho en una conversación abierta para moverla a la vista Hecho, y Reabrir para devolverla. Una conversación también sale de Hecho cuando se reabre algo dentro de ella.
Selecciona Spam para mover una llamada a la vista Spam. Las llamadas de spam muestran Spam como estado y nunca aparecen en Requiere atención ni en Hecho. Si una llamada se marcó como spam por error, ábrela en la vista Spam y selecciona No es spam.
En una llamada de spam, selecciona Bloquear junto al número de quien llama para bloquearlo. El motivo se establece como Spam.
Si tu empresa está en EE. UU. y la protección contra spam está desactivada, Todas las conversaciones y Spam muestran un banner de Evita las llamadas de spam, que puedes cerrar. Selecciona Activar la protección contra spam para activarla. Consulta Gestión de llamadas.
Intención y prioridad
Después de cada conversación, Reception.ai la etiqueta con una intención breve, como “Reparación de gotera en el tejado”, y una prioridad:
Una situación que ya se ha resuelto de forma segura es urgente o normal, no una emergencia. Los mensajes de propuestas comerciales, proveedores, reclutadores, llamadas automatizadas y reclamaciones de pago son normales, por muy urgentes que parezcan.
La prioridad de una llamada nunca es inferior a la prioridad de los mensajes que se dejaron en ella, salvo que la llamada sea spam.
Revisa las conversaciones regularmente para comprobar las respuestas de tu recepcionista y encontrar patrones que sugieran nuevas normas, procedimientos o actualizaciones de la base de conocimientos.
Mensajes
Cuando quien llama quiere que le devuelvas la llamada o pide dejar un mensaje, el recepcionista lo registra con un nivel de prioridad. Los mensajes proceden de llamadas telefónicas y del chat del sitio web. Si quien llama añade detalles o cambia algo más tarde durante la misma llamada, el recepcionista actualiza ese mensaje en lugar de dejar otro.
Cada mensaje muestra las palabras de quien llama, una breve nota de traspaso del recepcionista y su número. Los números escritos en el chat se marcan como compartidos por quien llama, ya que no se pueden verificar.
Los mensajes se vinculan automáticamente a un cliente cuando el número de teléfono de quien llama es válido. Desde cada mensaje puedes:
- Seleccionar el nombre del cliente para abrir su ficha, o Guardar contacto si quien llama aún no es cliente.
- Seleccionar Marcar como hecho cuando lo hayas gestionado, o Reabrir para devolverlo a Requiere atención.
El elemento Bandeja de entrada de la barra lateral muestra el número de mensajes sin leer, resaltado en rojo cuando alguno es una emergencia o urgente.