受信トレイ
発信者からの通話、チャット、メッセージを確認できます。
サイドバーの Inbox には、受付係が対応したすべてのやり取りが集約されます。4つのビューがあります：
- All conversations：スパム以外の、すべての通話とウェブサイトチャット。
- Needs attention：未対応のメッセージ、見積もり依頼、発信者からの質問、緊急または非常事態としてマークされた通話。詳しくは 見積もり依頼をご覧ください。
- Done：完了としてマークしたメッセージ、成約した見積もり依頼、回答済みの質問など、対応が完了した会話と項目。
- Spam：スパムとしてマークされた通話。件数が表示され、未読の通話がある場合はドットが表示されます。
受付係が回答できなかった質問は、FAQに別途まとめられます。
会話
各会話には、完全な文字起こし、開始時刻、通話時間、受付係、および結果ラベルが含まれます：
発信者の詳細
電話では、発信者の番号が表示されます。番号がない場合は Not shared と表示されます。その番号がまだ顧客に紐づいていない場合は、Save as contact を選択してください。複数の顧客が同じ番号を共有している場合は、Choose client を選択して、誰からの通話かを選びます。
完了とスパム
未対応の会話で Done を選択すると Done ビューに移動し、Reopen を選択すると戻せます。会話内の何かを再開すると、その会話も Done から移動します。
Spam を選択すると、通話は Spam ビューに移動します。スパム通話はステータスとして Spam と表示され、Needs attention や Done には表示されません。誤って通話をスパムとしてマークした場合は、Spam ビューで通話を開き、Not spam を選択してください。
スパム通話では、発信者の番号の横にある Block を選択してブロックできます。理由は Spam に設定されます。
米国に拠点があり、スパム対策がオフの場合、All conversations と Spam に Keep spam calls out バナーが表示されます。このバナーは閉じることができます。Turn on spam protection を選択して有効にしてください。詳しくは 通話処理をご覧ください。
インテントと優先度
各会話の後、Reception.aiは「Roof Leak Repair」などの短いインテントと優先度をラベル付けします：
すでに安全が確保されている状況は、緊急事態ではなく、緊急または通常です。営業電話、ベンダー、採用担当者、自動音声通話、支払い要求からのメッセージは、どれほど切迫して聞こえても通常です。
通話がスパムでない限り、その通話の優先度が、残されたメッセージの優先度を下回ることはありません。
会話を定期的に確認して、受付係の回答が適切か検証し、新しいルール、手順、ナレッジベースの更新が必要なパターンを見つけましょう。
メッセージ
発信者が折り返しを希望したり、メッセージを残したい場合、受付係は優先度を付けて記録します。メッセージは電話とウェブサイトチャットから届きます。同じ通話中に発信者が詳細を追加したり内容を変更した場合、受付係は2件目を残すのではなく、そのメッセージを更新します。
各メッセージには、発信者の言葉、受付係からの短い引き継ぎメモ、発信者の番号が表示されます。チャットに入力された番号は確認できないため、発信者が共有したものとしてマークされます。
発信者の電話番号が利用可能な場合、メッセージは自動的に顧客に紐づけられます。各メッセージでは、次の操作ができます：
- 顧客名を選択して記録を開くか、発信者がまだ顧客でない場合は Save contact を選択します。
- 対応が完了したら Mark done を選択するか、Reopen を選択して Needs attention に戻します。
サイドバーの Inbox 項目には未読メッセージ数が表示され、緊急または非常事態のメッセージがある場合は赤で強調されます。