通知とSMS

Reception.aiは、通話の終了、予約の変更、注文の作成時に、ユーザー、スタッフ、クライアントへ通知を送信します。設定 → 通知 で設定できます。ここには 一般、メール、SMS のタブがあります。

ユーザーとチーム向けの通知

通話後の要約では、すべての会話（デフォルト）、または予約、注文、メッセージ、FAQの質問がある会話のみを 通知対象 として選択できます。要約はデフォルトでアカウントオーナーのメールアドレスに送られます。メールアドレスは最大10件追加でき、SMSで要約を受け取ることもできます。

クライアント向けの通知

予約リマインダー

• タイミング：予約の4、6、8、12、24（デフォルト）、または48時間前。
• リマインダーモード：リマインダーのみ、または クライアントに確認を依頼。確認ありの場合、クライアントはYESで確認、NOでキャンセルします。

メールテンプレート

メール タブで、ロゴ（JPG、PNG、またはWEBP、最大5MB）をアップロードし、確認、キャンセル、変更、リマインダー、スタッフ通知、注文更新など、各メールのテキストを編集します。テキストを選択して編集し、クライアント名や予約時間などのプレースホルダーをメッセージにドラッグします。デフォルトに戻す を選択すると、テンプレートをリセットできます。

カスタム手順メール テンプレートも利用できます。手順で参照すると、会話中に受付担当者からクライアントへ特定のメールを送信できます。

SMS

SMSでは、確認、リマインダー、更新をテキストメッセージで送信できます。

送信元番号

通知設定の SMS電話番号 で送信元の番号を選択します。

Reception.ai番号には1日のSMS上限があります：トライアル10件、ベーシック30件、プラス75件、プレミアム150件。自身のTwilioアカウントの番号には上限がありません。

SMSテンプレート

SMS タブで、メッセージの種類ごとに プロフェッショナル、フレンドリー、簡潔 のスタイルを選択します。メッセージの種類には、リマインダー、確認、予約と注文の更新、通話後の要約、スタッフへの予約通知、HELPへの自動返信があります。

同意とオプトアウト

クライアントがSMSを受信するのは、オプトインしている場合のみです。クライアント向け通知のいずれかをSMS送信に設定すると、受付担当者は通話中にテキストリマインダーを案内します。通話で最初の予約が完了した直後、オプトインしていないクライアントに対し、各予約の前にテキストメッセージを受け取りたいかを確認します。この際、メッセージおよびデータ料金がかかる場合があることと、いつでもSTOPと返信できることを伝えます。クライアントが明確に同意した場合のみオプトインとなり、オプトイン後は再度質問されません。発信者は、受付担当者にテキストリマインダーの停止を依頼することもできます。

クライアントがSTOP、STOPALL、UNSUBSCRIBE、CANCEL、END、またはQUITと返信すると、オプトアウトされます。再度オプトインできるのはクライアントのみで、STARTまたはUNSTOPをテキスト送信して行います。HELPまたはINFOへの返信には、自動ヘルプメッセージが送られます。

クライアントにSMSを送信する

クライアントを開き、タイムラインで SMSを送信 を選択します。メッセージは459文字までで、ワークスペースからは1時間あたり最大30件送信できます。メッセージは、接続したTwilio番号、または国で許可されている場合はReception.ai番号から送信されます。その番号に規制上の登録が必要な場合は、登録が承認されると送信できます。メッセージはクライアントのタイムラインに記録されます。

受信したテキストメッセージ

既知のクライアントが番号にテキストメッセージを送信すると、そのメッセージはタイムラインに SMS受信 として記録されます。受付担当者はテキストメッセージに会話形式で返信しません。