Meldingen en sms
Houd je team en klanten op de hoogte via e-mail en sms.
Reception.ai stuurt meldingen naar jou, je medewerkers en je klanten wanneer gesprekken eindigen, boekingen veranderen en bestellingen worden geplaatst. Configureer ze via Instellingen → Meldingen, met de tabbladen Algemeen, E-mail en SMS.
Meldingen voor jou en je team
Kies voor samenvattingen na gesprekken bij Informeer me over elk gesprek (de standaardinstelling), of alleen gesprekken met boekingen, bestellingen, berichten of FAQ-vragen. Samenvattingen worden standaard naar het e-mailadres van de accounteigenaar gestuurd. Je kunt maximaal 10 e-mailadressen toevoegen of samenvattingen via sms ontvangen.
Meldingen voor klanten
Herinneringen voor afspraken
- Tijdstip: 4, 6, 8, 12, 24 (standaard) of 48 uur vóór de afspraak.
- Herinneringsmodus: Alleen herinnering of Klant om bevestiging vragen. Bij bevestiging antwoordt de klant YES om te bevestigen of NO om te annuleren.
E-mailsjablonen
Upload op het tabblad E-mail een logo (JPG, PNG of WEBP, maximaal 5 MB) en bewerk de tekst van elke e-mail: bevestigingen, annuleringen, verplaatsingen, herinneringen, meldingen voor medewerkers en bestelupdates. Selecteer tekst om deze te bewerken en sleep placeholders zoals de naam van de klant of het tijdstip van de afspraak naar het bericht. Selecteer Standaardinstellingen herstellen om een sjabloon te resetten.
Er is ook een sjabloon voor een e-mail met aangepaste procedure beschikbaar. Verwijs ernaar in een procedure om je receptioniste tijdens een gesprek een specifieke e-mail naar een klant te laten sturen.
SMS
Met sms kun je bevestigingen, herinneringen en updates per tekstbericht versturen.
Verzendnummers
Kies het nummer waarmee je wilt versturen onder SMS-telefoonnummer in de meldingsinstellingen.
Reception.ai-nummers hebben een dagelijkse sms-limiet: Trial 10, Basic 30, Plus 75, Premium 150. Nummers uit je eigen Twilio-account hebben geen limiet.
Sms-sjablonen
Kies op het tabblad SMS een stijl voor elk berichttype: Professioneel, Vriendelijk of Beknopt. Berichttypen zijn onder andere herinneringen, bevestigingen, boekings- en bestelupdates, samenvattingen na gesprekken, boekingsmeldingen voor medewerkers en het automatische antwoord op HELP.
Toestemming en afmelden
Klanten ontvangen alleen sms als ze zich hebben aangemeld. Wanneer een klantmelding is ingesteld om per sms te verzenden, biedt de receptioniste tijdens gesprekken sms-herinneringen aan: direct na de eerste boeking in een gesprek vraagt deze een klant die niet is aangemeld of die vóór elke afspraak een sms wil ontvangen. Daarbij wordt vermeld dat er kosten voor berichten en data kunnen gelden en dat de klant op elk moment STOP kan antwoorden. De klant wordt pas aangemeld na een duidelijke bevestiging en krijgt de vraag niet opnieuw na aanmelding. Bellers kunnen de receptioniste ook vragen om sms-herinneringen te stoppen.
Een klant die STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END of QUIT antwoordt, wordt afgemeld. Alleen de klant kan zich opnieuw aanmelden door START of UNSTOP te sms’en. Op HELP of INFO volgt automatisch een hulpbericht.
Schakel Inkomende sms inschakelen in voor je eigen Twilio-nummer om antwoorden zoals STOP op dat nummer te ontvangen.
Een sms naar een klant sturen
Open een klant en selecteer SMS versturen op de tijdlijn. Berichten mogen maximaal 459 tekens lang zijn en je workspace kan er maximaal 30 per uur versturen. Berichten worden verstuurd vanaf een Twilio-nummer dat je hebt gekoppeld, of vanaf een Reception.ai-nummer als je land dat toestaat. Als dat nummer een wettelijke registratie vereist, kan het versturen zodra de registratie is goedgekeurd. Het bericht wordt vastgelegd op de tijdlijn van de klant.
Inkomende sms-berichten
Wanneer een bekende klant je nummer sms’t, wordt het bericht op de tijdlijn vastgelegd als SMS ontvangen. Je receptioniste antwoordt niet conversationeel op sms-berichten.