Je receptionist

Je AI-receptionist is een spraakagent die inkomende telefoongesprekken en websitegesprekken namens je bedrijf beantwoordt. De receptionist spreekt natuurlijk, begrijpt context en voert acties uit, zoals afspraken inplannen, bestellingen opnemen, gesprekken doorverbinden en berichten aannemen.

Wat je receptionist kan doen

• Gesprekken beantwoorden: begroet bellers met je eerste bericht, of wacht tot ze spreken als de begroeting leeg is.
• Afspraken inplannen: controleert beschikbaarheid en plant afspraken in, verzet ze of annuleert ze.
• Bestellingen en offerteaanvragen opnemen: wanneer bestellingen of offertes zijn ingeschakeld.
• Vragen beantwoorden: gebruikt je kennisbank en antwoorden op veelgestelde vragen.
• Berichten aannemen: registreert terugbelverzoeken met een prioriteitsniveau.
• Gesprekken doorverbinden: stuurt bellers op basis van doorverbindingsregels door naar mensen in je team.
• Meerdere talen spreken: schakelt over naar de taal van de beller als dit een van je geconfigureerde talen is.
• Informatie verzamelen: identificeert bellers en maakt klantgegevens aan of werkt deze bij.

Hoe het werkt

Wanneer er een gesprek binnenkomt:

1. Begroet de receptionist de beller.
2. Bepaalt deze wat de beller wil.
3. Volgt deze bij elk gesprek je regels en voert deze een procedure uit wanneer het verzoek van de beller daarmee overeenkomt.
4. Controleert deze voor boekingen je agenda en biedt beschikbare tijdslots aan.
5. Als deze een vraag niet kan beantwoorden, registreert deze de vraag in je veelgestelde vragen, zodat je die kunt beantwoorden.

De pagina Receptionists

Open Receptionists in de zijbalk. Bovenaan de pagina zie je de status van de receptionist, de telefoonnummers en de talen. Daaronder zijn de instellingen gegroepeerd in kaarten:

Kaarten met de markering Workspace gelden voor elke receptionist in je workspace, niet alleen voor de receptionist die je bewerkt.

Status van receptionist

Meerdere receptionisten

Je kunt meer dan één receptionist maken, elk met een eigen stem, regels, procedures en telefoonnummers. Gebruik meerdere receptionisten om:

• Afdelingen te scheiden, zoals sales en support
• Meerdere locaties te bedienen met locatiespecifieke kennis
• Een afzonderlijke receptionist per taal of merk te gebruiken

Om er een toe te voegen, open je de receptionistkiezer bovenaan de pagina en selecteer je Een nieuwe receptionist maken. De instellingen worden gekopieerd van de geselecteerde receptionist en je kunt ze na het maken wijzigen. Je kunt een receptionist verwijderen, maar je moet er minstens één behouden.

Je kunt met elk abonnement maximaal 10 actieve receptionisten hebben. Gedeactiveerde receptionisten tellen niet mee voor de limiet.

Configuratiecontrole

Nadat je aanvullende instructies, de begroeting, een regel of een procedure hebt opgeslagen, controleert Reception.ai de tekst op de achtergrond op tegenstrijdigheden en problemen. Bevindingen verschijnen als een waarschuwingspictogram in de header. Open dit om Controleer je configuratie te zien en selecteer vervolgens Oplossen met assistent om de bedrijfsassistent een oplossing te laten voorstellen, of Begrepen om de bevinding te negeren.