Votre réceptionniste

Votre réceptionniste IA est un agent vocal qui répond aux appels téléphoniques entrants et aux conversations sur votre site web au nom de votre entreprise. Elle s’exprime naturellement, comprend le contexte et effectue des actions comme la prise de rendez-vous, la prise de commandes, le transfert d’appels et la prise de messages.

Ce que votre réceptionniste peut faire

• Répondre aux appels : accueille les appelants avec votre premier message ou attend qu’ils parlent si le message d’accueil est vide.
• Prendre des rendez-vous : vérifie les disponibilités et réserve, reporte ou annule des rendez-vous.
• Prendre des commandes et des demandes de devis : lorsque les commandes ou les devis sont activés.
• Répondre aux questions : utilise votre base de connaissances et les réponses de votre FAQ.
• Prendre des messages : enregistre les demandes de rappel avec un niveau de priorité.
• Transférer les appels : oriente les appelants vers les membres de votre équipe selon les règles de transfert.
• Parler plusieurs langues : passe à la langue de l’appelant lorsqu’elle fait partie des langues que vous avez configurées.
• Collecter des informations : identifie les appelants et crée ou met à jour les dossiers clients.

Fonctionnement

Lorsqu’un appel arrive :

1. La réceptionniste accueille l’appelant.
2. Elle identifie ce que souhaite l’appelant.
3. Elle applique vos règles à chaque appel et exécute une procédure lorsque la demande de l’appelant y correspond.
4. Pour les réservations, elle consulte votre calendrier et propose des créneaux disponibles.
5. Si elle ne peut pas répondre à une question, elle l’enregistre dans votre FAQ afin que vous puissiez y répondre.

La page Réceptionnistes

Ouvrez Réceptionnistes dans la barre latérale. En haut de la page figurent le statut de la réceptionniste, ses numéros de téléphone et ses langues. Les paramètres ci-dessous sont regroupés dans des cartes :

Les cartes marquées Workspace s’appliquent à toutes les réceptionnistes de votre Workspace, et pas uniquement à celle que vous modifiez.

Statut de la réceptionniste

Plusieurs réceptionnistes

Vous pouvez créer plusieurs réceptionnistes, chacune avec sa propre voix, ses règles, ses procédures et ses numéros de téléphone. Utilisez plusieurs réceptionnistes pour :

• Séparer les services, tels que les ventes et l’assistance
• Gérer plusieurs établissements avec des connaissances propres à chacun
• Avoir une réceptionniste distincte par langue ou par marque

Pour en ajouter une, ouvrez le sélecteur de réceptionniste en haut de la page et sélectionnez Créer une réceptionniste. Les paramètres de la réceptionniste sélectionnée sont copiés, puis vous pouvez les modifier après la création. Vous pouvez supprimer une réceptionniste, mais vous devez toujours en conserver au moins une.

Vous pouvez avoir jusqu’à 10 réceptionnistes actives avec chaque forfait. Les réceptionnistes désactivées ne sont pas prises en compte dans cette limite.

Vérification de la configuration

Après avoir enregistré des instructions supplémentaires, le message d’accueil, une règle ou une procédure, Reception.ai examine le texte en arrière-plan afin d’y repérer les contradictions et les problèmes. Les résultats apparaissent sous la forme d’une icône d’avertissement dans l’en-tête. Ouvrez-la pour afficher Vérifier votre configuration, puis sélectionnez Corriger avec l’assistant pour que l’assistant d’entreprise propose une correction, ou Compris pour ignorer le résultat.