Base de connaissances
Apprenez à votre réceptionniste à connaître votre entreprise afin qu’il puisse répondre aux questions avec précision.
La base de connaissances contient tout ce que votre réceptionniste sait sur votre entreprise, au-delà des données structurées telles que les services, les horaires et le personnel.
Contenu de la base de connaissances
- Contenu du site web : pages lues sur votre site web.
- Fichiers importés : PDF, documents et autres fichiers que vous fournissez.
- Apprises lors des appels : vos réponses aux questions auxquelles le réceptionniste n’a pas pu répondre. Consultez la FAQ.
- Configuration de l’entreprise : vos services, horaires, emplacements et membres du personnel, ajoutés automatiquement.
Comment votre réceptionniste l’utilise
Lorsqu’un appelant pose une question, le réceptionniste :
- Recherche les informations pertinentes dans la base de connaissances.
- Répond en fonction de ce qu’il trouve.
- Si aucune information pertinente n’est trouvée, enregistre la question dans votre boîte de réception pour que vous puissiez y répondre.
Si votre base de connaissances contient moins de 2 000 000 de caractères et 2 000 documents, vous pouvez activer Ignorer la récupération (RAG) dans les paramètres avancés afin d’inclure toute la base de connaissances dans chaque réponse plutôt que d’effectuer une recherche. Cela réduit le temps de réponse.
Gérer les sources de connaissances
Ouvrez la page de votre entreprise depuis la barre latérale, identifiée par le nom de votre entreprise, puis sélectionnez la carte Connaissances de l’entreprise dans l’onglet Aperçu. Dans la boîte de dialogue, choisissez Ajouter votre site web, Ajouter une page unique ou Importer un fichier. Une fois vos sources ajoutées, ajoutez-en d’autres avec Site web, Page unique ou Importer un fichier en haut de la liste, à côté du nombre de sources par rapport à la limite de votre forfait, par exemple 3 sources sur 5. Vous pouvez également déposer un fichier dans la boîte de dialogue.
Importer les informations sur l’entreprise
Lorsqu’un site web ou un fichier finit d’être traité, Reception.ai extrait les informations sur l’entreprise, telles que les coordonnées, les emplacements, les services, les produits, les ressources et le personnel. Ouvrez la source pour les examiner, puis sélectionnez Tout importer ou Importer la sélection pour les ajouter à votre entreprise. Chaque source ne peut être importée qu’une seule fois.
Avant l’importation, sélectionnez un élément pour le corriger. Vous pouvez modifier des informations telles que le Nom, la Description et les Groupes, le Type d’un service (Rendez-vous ou Séance de groupe) et la Tarification d’un service ou d’un produit (Prix fixe ou Devis sur demande). Vos modifications sont importées à la place des informations trouvées.
Limites
Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 fichiers, 20 sources de sites web et lancer 20 nouveaux traitements par heure.
Bonnes pratiques
- Maintenez-la à jour : mettez à jour votre base de connaissances lorsque vos politiques, vos tarifs ou vos services changent.
- Soyez précis : des réponses détaillées produisent de meilleures réponses.
- Répondez régulièrement aux questions de la FAQ : chaque réponse améliore la précision pour les futurs appelants.
- Évitez les doublons : les services, les horaires et le personnel sont déjà disponibles pour le réceptionniste.