Kennisbank
De kennisbank bevat alles wat je receptioniste over je bedrijf weet, naast gestructureerde gegevens zoals diensten, openingstijden en medewerkers.
Wat de kennisbank bevat
- Website-inhoud: pagina’s die van je website zijn gelezen.
- Geüploade bestanden: pdf’s, documenten en andere bestanden die je aanlevert.
- Geleerd van gesprekken: je antwoorden op vragen die de receptioniste niet kon beantwoorden. Zie FAQ.
- Bedrijfsconfiguratie: je diensten, openingstijden, locaties en medewerkers, automatisch toegevoegd.
Hoe je receptioniste deze gebruikt
Wanneer een beller een vraag stelt, doet de receptioniste het volgende:
- Zoekt in de kennisbank naar relevante informatie.
- Beantwoordt de vraag op basis van wat deze vindt.
- Als er niets relevants wordt gevonden, slaat deze de vraag op in je inbox zodat je die kunt beantwoorden.
Als je kennisbank minder dan 2.000.000 tekens en 2.000 documenten bevat, kun je Ophalen overslaan (RAG) inschakelen in Geavanceerde instellingen om de volledige kennisbank in elk antwoord op te nemen in plaats van te zoeken. Dit verlaagt de reactietijd.
Kennisbronnen beheren
Open je bedrijfspagina via de zijbalk (met de naam van je bedrijf) en selecteer de kaart Bedrijfskennis op het tabblad Overzicht. Kies in het dialoogvenster Je website toevoegen, Eén pagina toevoegen of Een bestand uploaden. Zodra je bronnen hebt, voeg je er meer toe met Website, Eén pagina of Bestand uploaden boven aan de lijst, naast een overzicht van je bronnen ten opzichte van de limiet van je abonnement, zoals 3 van 5 bronnen. Je kunt ook een bestand naar het dialoogvenster slepen.
Bedrijfsgegevens importeren
Wanneer een website of bestand is verwerkt, haalt Reception.ai bedrijfsgegevens op, zoals contactgegevens, locaties, diensten, producten, middelen en medewerkers. Open de bron om ze te bekijken en selecteer vervolgens Alles importeren of Selectie importeren om ze aan je bedrijf toe te voegen. Elke bron kan één keer worden geïmporteerd.
Selecteer vóór het importeren een item om het te corrigeren. Je kunt gegevens wijzigen zoals de Naam, Beschrijving en Groepen, het Type van een dienst (Afspraak of Groepssessie) en de Prijzen van een dienst of product (Vaste prijs of Prijs op aanvraag). Je bewerkingen worden geïmporteerd in plaats van de gevonden gegevens.
Limieten
Je kunt per uur maximaal 20 bestanden, 20 websitebronnen en 20 herverwerkingen toevoegen.
Best practices
- Houd het actueel: werk je kennisbank bij wanneer beleid, prijzen of diensten veranderen.
- Wees specifiek: gedetailleerde antwoorden leveren betere reacties op.
- Beantwoord FAQ-vragen regelmatig: elk antwoord verbetert de nauwkeurigheid voor toekomstige bellers.
- Vermijd duplicaten: diensten, openingstijden en medewerkers zijn al beschikbaar voor de receptioniste.