Openingstijden en boekingsregels
Openingstijden bepalen wanneer elke locatie boekingen accepteert. Boekingsregels bepalen hoe en wanneer klanten binnen die tijden kunnen boeken. Beide stel je in via Business → Overview.
Openingstijden
Openingstijden stel je per locatie in. Open de kaart Opening hours, kies een locatie en stel voor elke dag de openings- en sluitingstijden in. Je kunt meerdere tijdsblokken per dag toevoegen (bijvoorbeeld 9:00–12:00 en 14:00–18:00 voor een lunchpauze), dagen als gesloten markeren of een locatie tot middernacht openhouden. Gebruik Copy to… om de tijden van één dag toe te passen op weekdagen, het weekend of alle dagen.
Medewerkers en assets volgen standaard de openingstijden van hun locatie. Je kunt ze in plaats daarvan eigen openingstijden geven. Zie Medewerkers.
Als je de openingstijden wijzigt en bestaande boekingen buiten de nieuwe tijden vallen, waarschuwt Reception.ai je. Selecteer Save anyway om de boekingen te behouden en de nieuwe tijden toe te passen.
Tijdzones
Elke workspace heeft een tijdzone, ingesteld in het bedrijfsprofiel. Als je afzonderlijke locaties, medewerkers of assets een eigen tijdzone wilt geven, schakel je tijdzones per resource in via de tijdzone-instellingen.
Sluitingen en vrije tijd
Open Closures om uitzonderingen op je reguliere openingstijden toe te voegen: feestdagen, vakanties, onderhoud of ruimere openingstijden voor een evenement.
Elke uitzondering is Closed all day of Change hours om aangepaste openingstijden voor die datums in te stellen. Vrije tijd voor medewerkers en assets kun je ook toevoegen via het tabblad Time off in de instellingen.
Conflicten met bestaande boekingen
Je kunt vrije tijd niet opslaan als er in die periode boekingen bestaan. Reception.ai toont de getroffen boekingen. Annuleer of verzet deze en sla de vrije tijd daarna opnieuw op. Vrije tijd verwijdert nooit stilzwijgend boekingen.
Voeg aan het begin van het jaar alle bekende feestdagen toe, zodat je receptionist nooit tijdens een sluiting boekt.
Boekingsregels
De kaart Booking rules geldt zowel voor je receptionist als voor je boekingspagina. Boekingen die je vanuit het dashboard maakt, worden niet door deze regels beperkt.
- Minimale termijn is het vroegste moment waarop een nieuwe boeking kan beginnen.
- Termijn voor verzetten of annuleren is het laatste moment waarop een klant kan verzetten of annuleren voordat de afspraak begint.
- Limiet instellen voor overlappende afspraken beperkt het aantal afspraken dat tegelijkertijd op één locatie kan plaatsvinden.
Wanneer Calendly of Cal.com is gekoppeld, gelden in plaats daarvan de eigen planningsinstellingen van die tool.
Hoe beschikbaarheid wordt berekend
Een tijdslot is alleen boekbaar wanneer alle onderstaande voorwaarden waar zijn:
- De locatie is open en er is geen sluiting.
- De dienst wordt op die locatie aangeboden.
- Minstens één gekwalificeerde medewerker werkt daar en heeft geen vrije tijd.
- Vereiste assets zijn beschikbaar en niet in onderhoud.
- Er is geen conflicterende afspraak, inclusief buffer- en reistijd.
- De limiet voor overlappende afspraken is niet bereikt.
- Het tijdslot voldoet aan de minimale termijn en de periode voor boeken tot.
- Google Calendar toont, indien gekoppeld, dat de medewerker beschikbaar is.
Als een voorwaarde niet wordt gehaald, wordt het tijdslot niet aangeboden via de telefoon of op de boekingspagina.