Öppettider och bokningsregler
Hur öppettider, stängningar, ledighet och bokningsregler styr tillgängligheten.
Öppettider anger när varje plats tar emot bokningar. Bokningsregler styr hur och när kunder kan boka inom dessa tider. Båda konfigureras i Verksamhet → Översikt.
Öppettider
Öppettider ställs in per plats. Öppna kortet Öppettider, välj en plats och ange öppnings- och stängningstider för varje dag. Du kan lägga till flera tidsblock per dag (till exempel 9:00–12:00 och 14:00–18:00 för lunchrast), markera dagar som stängda eller hålla en plats öppen till midnatt. Använd Kopiera till… för att tillämpa en dags öppettider på vardagar, helgen eller alla dagar.
Medarbetare och tillgångar följer som standard platsens öppettider. Du kan i stället ge dem egna öppettider. Se Medarbetare.
Om du ändrar öppettiderna och befintliga bokningar hamnar utanför de nya tiderna varnar Reception.ai dig. Välj Spara ändå för att behålla bokningarna och tillämpa de nya öppettiderna.
Tidszoner
Varje arbetsyta har en tidszon som anges i verksamhetsprofilen. Om enskilda platser, medarbetare eller tillgångar ska ha egna tidszoner aktiverar du tidszoner per resurs i tidszonsinställningarna.
Stängningar och ledighet
Öppna Stängningar för att lägga till undantag från dina vanliga öppettider: helgdagar, semester, underhåll eller utökade öppettider för ett evenemang.
Varje undantag är antingen Stängt hela dagen eller Ändra öppettider för att ange egna öppettider för dessa datum. Ledighet för medarbetare och tillgångar kan också läggas till från fliken Ledighet i deras inställningar.
Konflikter med befintliga bokningar
Ledighet kan inte sparas om det finns bokningar under perioden. Reception.ai listar de berörda bokningarna. Avboka eller boka om dem och spara sedan ledigheten igen. Ledighet tar aldrig bort bokningar utan att meddela dig.
Lägg till alla kända helgdagar i början av året så att din receptionist aldrig bokar under en stängning.
Bokningsregler
Kortet Bokningsregler gäller både för din receptionist och din bokningssida. Bokningar som du skapar från kontrollpanelen begränsas inte av dessa regler.
- Minsta framförhållning är den tidigaste tidpunkten en ny bokning kan börja.
- Framförhållning för ombokning eller avbokning är den senaste tidpunkten en kund kan boka om eller avboka innan besöket börjar.
- Sätt en gräns för överlappande bokningar begränsar hur många bokningar som kan pågå samtidigt på en plats.
När Calendly eller Cal.com är anslutet gäller i stället det verktygets egna schemaläggningsinställningar.
Så beräknas tillgänglighet
En tidslucka kan bokas endast när alla följande villkor är uppfyllda:
- Platsen är öppen och har ingen stängning.
- Tjänsten erbjuds på platsen.
- Minst en kvalificerad medarbetare arbetar där och har ingen ledighet.
- Nödvändiga tillgångar är lediga och inte under underhåll.
- Det finns ingen bokning som orsakar konflikt, inklusive buffert- och restid.
- Gränsen för överlappande bokningar har inte nåtts.
- Tidsluckan följer minsta framförhållning och bokningsfönstret.
- Google Kalender, om den är ansluten, visar att medarbetaren är ledig.
Om något villkor inte uppfylls erbjuds inte tidsluckan via telefon eller på bokningssidan.