Samtalshantering | ElevenLabs Documentation

Gruppen Under samtalet på sidan Receptionister styr vad som händer under ett telefonsamtal: vem som svarar först, när samtal kopplas vidare till ditt team, hur uppringare verifieras och vilka nummer som blockeras.

Vem svarar först

Vem svarar först avgör om din personals telefon ringer innan receptionisten. Det gäller alla receptionister i din workspace. Under Personalen svarar först väljer du:

Alternativ	Funktion
Aldrig (standard)	Varje samtal går direkt till receptionisten.
Öppettider	Under dina öppettider ringer din personals telefon först. Om ingen svarar tar receptionisten över. Utanför dessa tider svarar receptionisten.
Alltid	Varje samtal ringer först till din personals telefon. Om ingen svarar tar receptionisten över.
Anpassade tider	Personalen svarar först under de tider du anger. Utanför dessa tider svarar receptionisten.

Öppettider följer dina öppettider. Om du har fler än en plats väljer du vilken plats öppettiderna ska följa. Anpassade tider inkluderar en tidszon.

När personalen svarar först öppnar du Personalens telefon:

Inställning	Beskrivning
Personalens telefonnummer	Numret som ska ringa först. Din egen eller kontorets telefon, inte numret som kunder ringer. Betalsamtalsnummer och delade kostnadsnummer kan inte användas.
Meddelande före uppringning	Spelas upp för uppringaren innan telefonen ringer (upp till 200 tecken).
Ringsignal	Vad uppringaren hör medan hen väntar: Soft Rock (standard), Ambient, Classical, Electronica, Rock eller Guitars.
Maximal ringtid	Hur länge telefonen ringer innan receptionisten svarar: 10, 15 (standard), 20, 30, 45 eller 60 sekunder.
Överlämningsmeddelande	Spelas upp när personalen inte svarar och receptionisten tar över (upp till 200 tecken).

När personalen svarar först rings ett utgående samtal till personalens telefon. Det är inte tillgängligt för ett Reception.ai-nummer i Kanada om inte alla nummer på receptionisten kommer från ditt eget Twilio- konto eller SIP Trunk. Se Använd ditt eget nummer.

Vidarekoppla ett befintligt nummer

För att behålla din nuvarande företagslinje kan du vidarekoppla samtal som du inte svarar på till receptionistens nummer. Vidarekoppling ställs in hos din telefonoperatör och fungerar oberoende av vem som svarar först.

Öppna Vidarekoppla ett befintligt nummer, välj landet för telefonen du ska vidarekoppla från och slå koderna som visas. För de flesta mobiloperatörer:

När	Kod
Du svarar inte	`*61<number>#`
Din linje är upptagen	`*67<number>#`
Din telefon är avstängd eller kan inte nås	`*62<number>#`
Stäng av all vidarekoppling	`##002#`

Vissa operatörer, till exempel Verizon i USA, använder stjärnkoder i stället (*71 för upptagna eller obesvarade samtal, *72 för alla samtal). Dialogrutan visar rätt koder för ditt land.

Din operatör styr hur många signaler som går fram innan vidarekoppling och kan ta betalt för vidarekopplade samtal. Fasta telefoner och internetbaserade telefonsystem konfigureras i stället via din leverantörs inställningar.

Koppla till en person

Kopplingsregler låter din receptionist koppla uppringare till specifika personer eller avdelningar baserat på vad uppringaren säger. Du kan skapa upp till 100 kopplingsregler per receptionist.

Varje regel har:

Etikett: ett kort namn (1–200 tecken).
Telefonnummer: dit samtalet ska kopplas.
När samtalet ska kopplas: villkoret, skrivet på vanlig svenska (1–2 000 tecken).
Siffror att slå efter anslutning (valfritt): knapptoner som spelas upp när mottagaren svarar, till exempel för att nå en anknytning. Använd 0–9, *, #, w för en paus på 0,5 sekunder och W för en paus på 1 sekund, upp till 50 tecken. Det här fältet visas när Tillåt uppspelning av knapptoner är aktiverat i Avancerade inställningar.

Exempel på kopplingsregler

Etikett	När samtalet ska kopplas	Telefonnummer
Ägare	Uppringaren ber att få prata med ägaren eller chefen	Ägarens mobil
Fakturering	Uppringaren har frågor om fakturering, betalningar eller fakturor	Ekonomiavdelningen
Akut	Uppringaren beskriver en nödsituation	Nödkontakt
Specifik person	Uppringaren frågar efter Sarah vid namn	Sarahs direktnummer

Tillgänglighet och begränsningar för koppling

Kopplingar fungerar bara för telefonsamtal, inte för webbkonversationer.
Kopplingar är inte tillgängliga för ett Reception.ai-nummer i Kanada om inte alla nummer på receptionisten kommer från ditt eget Twilio-konto eller SIP Trunk.
För att koppla till ett nummer utanför företagets land krävs ett eget Twilio-nummer eller Premium-planen.
Betalsamtalsnummer och delade kostnadsnummer kan inte användas som kopplingsdestinationer, inte ens med ett eget Twilio-nummer.
Under gratisperioden kan du lägga till eller redigera upp till 10 kopplingsregler per dag.

Kopplingsinställningar

Som standard ser personen som tar emot ett vidarekopplat samtal uppringarens eget nummer. Detta är en blind överkoppling: samtalet överlämnas direkt.

Aktivera Visa ditt företagsnummer i stället för att visa ditt företagsnummer. Personen som tar emot samtalet hör då en sammanfattning av konversationen innan samtalet kopplas fram, och uppringaren hör väntemusik medan hen väntar.

Aktivera Fortsätt spela in efter en överkoppling för att spela in resten av samtalet efter att receptionisten kopplat det och lägga till det i slutet av samtalsinspelningen. Detta gäller bara medan samtalsinspelningar lagras. Nya företag har detta aktiverat från början.

Kopplingsinställningar är tillgängliga när receptionistens alla nummer är Twilio-nummer.

Verifiera uppringarens identitet

Skydda kunddata genom att kräva att uppringare bevisar vilka de är innan receptionisten läser eller ändrar deras uppgifter, och förhindra att receptionisten svarar på spamsamtal.

Inställning	Standard	Funktion
Säkert läge	Av	Receptionisten söker bara upp eller ändrar en kunds uppgifter när uppringarens nummer matchar numret i registret. Kunder som skapas under samma konversation anses vara betrodda.
Verktyg för identitetsverifiering	Av	Receptionisten kan skicka en engångskod till kundens registrerade e-postadress eller telefonnummer och be uppringaren läsa upp den.
Spamskydd	På för nya företag	Kontrollerar uppringare innan receptionisten svarar. Uppringare vars nummer inte kan verifieras ombeds trycka på en knapp för att kopplas fram. Uppringare vars nummer är verifierat och kunder som redan finns i registret kopplas fram direkt.

När säkert läge är aktiverat måste uppringare från ett okänt nummer och webbplatsbesökare verifiera sig innan de får åtkomst till sina uppgifter. Koder skickas via e-post som standard. För att skicka via SMS krävs ett Twilio-nummer som stöder SMS. Se Notiser och SMS.

Spamskydd är tillgängligt för företag i USA. Det visas inte när receptionistens alla nummer är SIP trunk-nummer.

Blockerade nummer

Blockera telefonnummer från att nå din receptionist. Blockerade uppringare avvisas direkt. Blockeringslistan gäller alla receptionister i din workspace.

När du blockerar ett nummer kan du lägga till:

Orsak: en anteckning till ditt team.
Blockera till och med: ett utgångsdatum. Lämna tomt för att blockera permanent.

Du kan också blockera ett nummer från en konversation eller en kundprofil.