कॉल प्रबंधन
कौन पहले जवाब देता है, कॉल फ़ॉरवर्डिंग, ट्रांसफ़र, कॉलर सत्यापन और ब्लॉक किए गए नंबर कॉन्फ़िगर करें।
रिसेप्शनिस्ट्स पेज में On the call समूह यह नियंत्रित करता है कि फ़ोन कॉल के दौरान क्या होता है: पहले कौन उठाता है, कॉल आपकी टीम को कब ट्रांसफर होती हैं, कॉलर का सत्यापन कैसे होता है और किन नंबरों को ब्लॉक किया जाता है।
पहले कौन जवाब देता है
Who answers first तय करता है कि रिसेप्शनिस्ट से पहले आपके स्टाफ़ का फ़ोन बजेगा या नहीं। यह आपके वर्कस्पेस के हर रिसेप्शनिस्ट पर लागू होता है। Staff answers first के अंतर्गत, चुनें:
Business hours आपके व्यावसायिक समय का पालन करता है। एक से अधिक लोकेशन होने पर, चुनें कि किस लोकेशन के समय का पालन करना है। Custom hours में टाइमज़ोन शामिल होता है।
जब स्टाफ़ पहले जवाब देता है, तो Staff phone खोलें:
स्टाफ़ के पहले जवाब देने पर आपके स्टाफ़ फ़ोन पर आउटबाउंड कॉल की जाती है। कनाडा में यह किसी Reception.ai नंबर पर उपलब्ध नहीं है, जब तक रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर आपके अपने Twilio अकाउंट या SIP Trunk से न हों। देखें अपना नंबर इस्तेमाल करें।
मौजूदा नंबर फ़ॉरवर्ड करें
अपनी मौजूदा बिज़नेस लाइन बनाए रखने के लिए, जिन कॉल का आप जवाब नहीं देते उन्हें अपने रिसेप्शनिस्ट के नंबर पर फ़ॉरवर्ड करें। फ़ॉरवर्डिंग आपके फ़ोन कैरियर के साथ सेट की जाती है और पहले कौन जवाब देता है, इससे स्वतंत्र रूप से काम करती है।
Forward an existing number खोलें, उस फ़ोन का देश चुनें जिससे आप कॉल फ़ॉरवर्ड करेंगे और दिखाए गए कोड डायल करें। अधिकांश मोबाइल कैरियर के लिए:
कुछ कैरियर, जैसे अमेरिका में Verizon, इसके बजाय स्टार कोड इस्तेमाल करते हैं (व्यस्त या अनुत्तरित कॉल के लिए *71, सभी कॉल के लिए *72)। डायलॉग आपके देश के लिए सही कोड दिखाता है।
फ़ॉरवर्ड करने से पहले कितनी रिंग होंगी, यह आपका कैरियर नियंत्रित करता है और फ़ॉरवर्ड की गई कॉल के लिए शुल्क ले सकता है। लैंडलाइन और इंटरनेट फ़ोन सिस्टम को इसके बजाय आपके प्रदाता की सेटिंग्स में कॉन्फ़िगर किया जाता है।
किसी व्यक्ति को ट्रांसफर करें
ट्रांसफर नियम आपके रिसेप्शनिस्ट को कॉलर की बात के आधार पर उसे खास लोगों या विभागों से जोड़ने देते हैं। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए अधिकतम 100 ट्रांसफर नियम बना सकते हैं।
हर नियम में ये होते हैं:
- Label: छोटा नाम (1–200 वर्ण)।
- Phone number: कॉल कहाँ ट्रांसफर करनी है।
- When to transfer: साधारण अंग्रेज़ी में शर्त (1–2,000 वर्ण)।
- Digits to dial after connecting (वैकल्पिक): डेस्टिनेशन के जवाब देने पर चलाए जाने वाले कीपैड टोन, जैसे एक्सटेंशन तक पहुँचने के लिए।
0–9,*,#, 0.5 सेकंड के विराम के लिएw, और 1 सेकंड के विराम के लिएWइस्तेमाल करें, अधिकतम 50 वर्ण तक। यह फ़ील्ड तब दिखता है जब Advanced settings में Allow playing touch tones चालू होता है।
ट्रांसफर नियमों के उदाहरण
ट्रांसफर की उपलब्धता और सीमाएं
- ट्रांसफर केवल फ़ोन कॉल पर काम करते हैं, वेब बातचीत पर नहीं।
- कनाडा में किसी Reception.ai नंबर पर ट्रांसफर उपलब्ध नहीं हैं, जब तक रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर आपके अपने Twilio अकाउंट या SIP Trunk से न हों।
- आपके बिज़नेस के देश से बाहर के नंबर पर ट्रांसफर करने के लिए आपका अपना Twilio नंबर या Premium प्लान चाहिए।
- प्रीमियम-रेट और साझा-लागत नंबरों को ट्रांसफर डेस्टिनेशन के तौर पर इस्तेमाल नहीं किया जा सकता, अपने Twilio नंबर के साथ भी नहीं।
- मुफ़्त ट्रायल के दौरान, आप हर दिन अधिकतम 10 ट्रांसफर नियम जोड़ या संपादित कर सकते हैं।
ट्रांसफर सेटिंग्स
डिफ़ॉल्ट रूप से, ट्रांसफर की गई कॉल पाने वाले व्यक्ति को कॉलर का अपना नंबर दिखता है। यह ब्लाइंड ट्रांसफर है: कॉल सीधे सौंप दी जाती है।
आपका बिज़नेस नंबर दिखाने के लिए Show your business number instead चालू करें। तब कॉल पाने वाले व्यक्ति को कनेक्ट होने से पहले बातचीत का सारांश सुनाई देता है और कॉलर इंतज़ार के दौरान होल्ड म्यूज़िक सुनता है।
आपके रिसेप्शनिस्ट के कॉल ट्रांसफर करने के बाद बाकी कॉल रिकॉर्ड करने और उसे कॉल रिकॉर्डिंग के अंत में जोड़ने के लिए Keep recording after a transfer चालू करें। यह केवल तब लागू होता है, जब कॉल रिकॉर्डिंग संग्रहीत होती हैं। नए बिज़नेस में यह पहले से चालू रहता है।
Transfer settings तब उपलब्ध होता है जब रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर Twilio नंबर हों।
कॉलर की पहचान सत्यापित करें
रिसेप्शनिस्ट के किसी कॉलर का रिकॉर्ड पढ़ने या बदलने से पहले उसकी पहचान साबित करवाकर क्लाइंट डेटा को सुरक्षित रखें और अपने रिसेप्शनिस्ट को स्पैम कॉल का जवाब देने से रोकें।
सिक्योर मोड चालू होने पर, अज्ञात नंबर से कॉल करने वाले और वेबसाइट विज़िटर को अपने रिकॉर्ड एक्सेस करने से पहले सत्यापन पास करना होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से कोड ईमेल से भेजे जाते हैं। SMS से भेजने के लिए SMS-सक्षम Twilio नंबर चाहिए। देखें सूचनाएं और SMS।
Spam protection अमेरिका के बिज़नेस के लिए उपलब्ध है। जब रिसेप्शनिस्ट के सभी नंबर SIP ट्रंक नंबर होते हैं, तो यह दिखाई नहीं देता।
ब्लॉक किए गए नंबर
फ़ोन नंबरों को अपने रिसेप्शनिस्ट तक पहुँचने से ब्लॉक करें। ब्लॉक किए गए कॉलर तुरंत अस्वीकार कर दिए जाते हैं। ब्लॉक सूची आपके वर्कस्पेस के हर रिसेप्शनिस्ट पर लागू होती है।
किसी नंबर को ब्लॉक करते समय, आप ये जोड़ सकते हैं:
- Reason: आपकी टीम के लिए एक नोट।
- Block until: समाप्ति की तारीख। स्थायी रूप से ब्लॉक करने के लिए खाली छोड़ें।
आप किसी बातचीत या क्लाइंट प्रोफ़ाइल से भी नंबर ब्लॉक कर सकते हैं।