आपका रिसेप्शनिस्ट
AI रिसेप्शनिस्ट कैसे काम करता है और उसे कहाँ कॉन्फ़िगर करें।
आपका AI रिसेप्शनिस्ट एक वॉइस एजेंट है जो आपके बिज़नेस की ओर से इनबाउंड फ़ोन कॉल और वेबसाइट बातचीत का जवाब देता है। यह स्वाभाविक रूप से बोलता है, संदर्भ समझता है और अपॉइंटमेंट बुक करने, ऑर्डर लेने, कॉल ट्रांसफर करने और संदेश लेने जैसे काम करता है।
आपका रिसेप्शनिस्ट क्या कर सकता है
- कॉल का जवाब देना: कॉलर का आपके पहले संदेश से स्वागत करता है या ग्रीटिंग खाली होने पर उनके बोलने का इंतज़ार करता है।
- अपॉइंटमेंट बुक करना: उपलब्धता जाँचता है और बुक, रीशेड्यूल या रद्द करता है।
- ऑर्डर और कोटेशन अनुरोध लेना: जब ऑर्डर या कोटेशन सक्षम होते हैं।
- सवालों का जवाब देना: आपके नॉलेज बेस और FAQ जवाबों का इस्तेमाल करता है।
- संदेश लेना: प्राथमिकता स्तर के साथ कॉलबैक अनुरोध रिकॉर्ड करता है।
- कॉल ट्रांसफर करना: ट्रांसफर नियमों के आधार पर कॉलर को आपकी टीम के लोगों तक भेजता है।
- कई भाषाएं बोलना: कॉलर की भाषा आपके कॉन्फ़िगर की गई भाषाओं में से एक होने पर उसी भाषा में स्विच करता है।
- जानकारी इकट्ठा करना: कॉलर की पहचान करता है और क्लाइंट रिकॉर्ड बनाता या अपडेट करता है।
यह कैसे काम करता है
जब कोई कॉल आती है:
- रिसेप्शनिस्ट कॉलर का स्वागत करता है।
- यह पहचानता है कि कॉलर क्या चाहता है।
- यह हर कॉल पर आपके नियमों का पालन करता है और कॉलर का अनुरोध किसी प्रक्रिया से मेल खाने पर उसे चलाता है।
- बुकिंग के लिए, यह आपका कैलेंडर जाँचता है और उपलब्ध स्लॉट देता है।
- अगर यह किसी सवाल का जवाब नहीं दे सकता, तो आपके जवाब देने के लिए उस सवाल को आपके FAQ में लॉग करता है।
रिसेप्शनिस्ट्स पेज
साइडबार में Receptionists खोलें। पेज के ऊपर रिसेप्शनिस्ट की स्थिति, उसके फ़ोन नंबर और भाषाएं दिखती हैं। नीचे, सेटिंग्स कार्ड में समूहित होती हैं:
Workspace चिह्नित कार्ड केवल आपके संपादित किए जा रहे रिसेप्शनिस्ट पर नहीं, बल्कि आपके वर्कस्पेस के हर रिसेप्शनिस्ट पर लागू होते हैं।
रिसेप्शनिस्ट की स्थिति
कई रिसेप्शनिस्ट
आप एक से अधिक रिसेप्शनिस्ट बना सकते हैं। हर एक की अपनी वॉइस, नियम, प्रक्रियाएं और फ़ोन नंबर हो सकते हैं। कई रिसेप्शनिस्ट का इस्तेमाल इन कामों के लिए करें:
- बिक्री और सहायता जैसे विभाग अलग करना
- लोकेशन-विशिष्ट जानकारी के साथ कई लोकेशन को सेवा देना
- हर भाषा या ब्रांड के लिए अलग रिसेप्शनिस्ट चलाना
नया जोड़ने के लिए, पेज के ऊपर रिसेप्शनिस्ट स्विचर खोलें और Create a new receptionist चुनें। सेटिंग्स चुने गए रिसेप्शनिस्ट से कॉपी होती हैं और आप उन्हें बनाने के बाद बदल सकते हैं। आप रिसेप्शनिस्ट हटा सकते हैं, लेकिन कम से कम एक रखना ज़रूरी है।
आप हर प्लान पर अधिकतम 10 सक्रिय रिसेप्शनिस्ट रख सकते हैं। निष्क्रिय रिसेप्शनिस्ट सीमा में नहीं गिने जाते।
कॉन्फ़िगरेशन समीक्षा
अतिरिक्त निर्देश, ग्रीटिंग, नियम या प्रक्रिया सेव करने के बाद, Reception.ai टेक्स्ट में विरोधाभासों और समस्याओं की बैकग्राउंड में समीक्षा करता है। निष्कर्ष हेडर में चेतावनी आइकन के रूप में दिखते हैं। Check your configuration देखने के लिए इसे खोलें, फिर बिज़नेस असिस्टेंट से समाधान सुझवाने के लिए Fix with assistant चुनें या निष्कर्ष को हटाने के लिए Got it चुनें।