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रिसेप्शनिस्ट

नियम और प्रक्रियाएं

अपने रिसेप्शनिस्ट को बताएं कि उसे हमेशा क्या करना है और खास अनुरोधों को कैसे संभालना है।

नियम और प्रक्रियाएं आपके रिसेप्शनिस्ट के व्यवहार को तय करने का मुख्य तरीका हैं। दोनों को Receptionists पेज पर Teach your receptionist कार्ड में मैनेज किया जाता है।

प्रकारकब लागू होता हैउदाहरण
नियमहर कॉल पर”कभी भी चिकित्सीय सलाह न दें।“
प्रक्रियाकेवल तब, जब कॉलर उसके लिए लिखी गई चीज़ मांगे”जब कॉलर बुकिंग करना चाहे, तो ये चरण अपनाएं: …”

ऐसी पाबंदी के लिए नियम इस्तेमाल करें जो हमेशा लागू हो। किसी एक तरह के अनुरोध से जुड़े कई चरणों वाले फ्लो के लिए प्रक्रिया इस्तेमाल करें।

नियम और प्रक्रियाएं जोड़ना

Teach your receptionist खोलें। डायलॉग में Rules पैनल और Procedures पैनल होते हैं। हर पैनल में ये विकल्प होते हैं:

  • Browse ready-made: आपके बिज़नेस प्रकार के लिए सामान्य नियमों और प्रक्रियाओं का कैटलॉग। Add this rule या Add this procedure चुनें, फिर ज़रूरत के अनुसार एडिट करें।
  • Write your own: खाली नियम या प्रक्रिया से शुरू करें।

आपने जो कुछ भी जोड़ा है, वह In use सूची में दिखता है। किसी आइटम को एडिट या डिलीट करने के लिए उसे चुनें।

नियम

हर नियम में एक शीर्षक, विवरण और प्राथमिकता होती है। हर रिसेप्शनिस्ट के लिए आपके पास अधिकतम 50 नियम हो सकते हैं।

फ़ील्डसीमानोट्स
शीर्षक1–200 वर्णकेवल आपको दिखाई देता है
विवरण1–2,000 वर्णवह निर्देश जिसका रिसेप्शनिस्ट पालन करता है
प्राथमिकतासख्त या सुझावडिफ़ॉल्ट रूप से सख्त
प्राथमिकताव्यवहार
सख्तरिसेप्शनिस्ट को इस नियम का पालन करना ही होगा
सुझावरिसेप्शनिस्ट इस नियम का पालन तब करता है जब यह उपयुक्त हो, और बातचीत की ज़रूरत पड़ने पर इससे हट सकता है

मूल्य निर्धारण, कानूनी आवश्यकताओं और सुरक्षा जैसे सख्त व्यावसायिक नियमों के लिए सख्त विकल्प इस्तेमाल करें। शैली से जुड़ी प्राथमिकताओं के लिए सुझाव इस्तेमाल करें।

उदाहरण नियम

प्राथमिकताशीर्षकविवरण
सख्तचिकित्सीय सलाह नहींकभी भी चिकित्सीय सलाह न दें। कॉलर को हमेशा किसी विशेषज्ञ के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने की सलाह दें।
सख्तफ़ोन नंबर की पुष्टि करेंकोई भी अपॉइंटमेंट बुक करने से पहले हमेशा कॉलर के फ़ोन नंबर की पुष्टि करें।
सुझावछूट का उल्लेख करेंपहला अपॉइंटमेंट बुक करते समय, हमारी नए क्लाइंट के लिए 20% छूट का उल्लेख करें।
सख्तप्रतिस्पर्धियों पर चर्चा नहींकभी भी प्रतिस्पर्धी प्रोडक्ट्स, मूल्य निर्धारण या सेवाओं पर चर्चा न करें।

प्रक्रियाएं

प्रक्रिया एक चरण-दर-चरण फ्लो है जो तब चलता है, जब कॉलर का अनुरोध उसके ट्रिगर से मेल खाता है। हर रिसेप्शनिस्ट के लिए आपके पास अधिकतम 20 प्रक्रियाएं हो सकती हैं।

फ़ील्डसीमानोट्स
नामअधिकतम 200 वर्णवैकल्पिक। डिफ़ॉल्ट रूप से “Untitled procedure”।
ट्रिगरअधिकतम 2,000 वर्णज़रूरी। यह बताता है कि कब चलाना है, जैसे “जब कॉलर बुकिंग करना चाहता हो”।
चरणअधिकतम 40,000 वर्णMarkdown। रिसेप्शनिस्ट जिन निर्देशों का पालन करता है।

संदर्भ

चरणों में, किसी अन्य प्रक्रिया, सेवा, स्टाफ सदस्य, लोकेशन, टूल, वेरिएबल या नॉलेज बेस फ़ाइल का संदर्भ डालने के लिए @ टाइप करें या Reference चुनें।

टूल्स में आपके MCP server और Zapier इंटीग्रेशन के टूल शामिल हैं, लेकिन केवल वे जो इंटीग्रेशन के Tools टैब में Client को असाइन किए गए हैं। MCP टूल्स इंटीग्रेशन के नाम से पहले सूचीबद्ध होते हैं, जैसे Inventory: Check stock।

डिफ़ॉल्ट प्रक्रियाएं

नए वर्कस्पेस में बिज़नेस द्वारा समर्थित फ्लो की प्रक्रियाएं होती हैं, जैसे:

  • अपॉइंटमेंट बुक करना (आपके उद्योग के अनुसार लिखा हुआ)
  • ग्रुप सेशन बुक करना
  • बुकिंग रीशेड्यूल या रद्द करना
  • ऑर्डर देना
  • ऑर्डर जांचना, बदलना या रद्द करना
  • कॉलबैक के लिए संदेश लेना

इन्हें अपने बिज़नेस के काम करने के तरीके के अनुसार एडिट करें, जैसे बुकिंग से पहले अतिरिक्त जानकारी लेने के लिए।

उदाहरण प्रक्रिया

ट्रिगर: जब कॉलर पानी के रिसाव की सूचना दे।

चरण:

1. Ask whether water is actively leaking right now.
2. If it is, tell them to shut off the main water valve, then take an urgent message for a callback within 30 minutes.
3. If it is not, collect the address and offer the next available inspection slot.

सर्वोत्तम तरीके

  • सख्त का उपयोग कम करें, केवल ऐसे नियमों के लिए जिन पर बातचीत नहीं हो सकती।
  • हर नियम में एक ही निर्देश रखें। कई स्पष्ट नियम एक लंबे नियम से बेहतर काम करते हैं।
  • कई चरणों वाले फ्लो को नियमों में नहीं, प्रक्रियाओं में रखें।
  • प्रक्रिया के ट्रिगर कॉलर के नज़रिए से लिखें।
  • हर बदलाव के बाद टेस्ट करें।