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Empfang

Ihr Rezeptionist

So funktioniert der KI-Rezeptionist und hier konfigurieren Sie ihn.

Ihr KI-Rezeptionist ist ein Sprachagent, der eingehende Telefonanrufe und Website-Unterhaltungen im Namen Ihres Unternehmens beantwortet. Er spricht natürlich, versteht Zusammenhänge und führt Aktionen aus, etwa Termine buchen, Bestellungen aufnehmen, Anrufe weiterleiten und Nachrichten entgegennehmen.

Was Ihr Rezeptionist kann

  • Anrufe beantworten: Begrüßt Anrufer mit Ihrer ersten Nachricht oder wartet, bis sie sprechen, wenn die Begrüßung leer ist.
  • Termine buchen: Prüft Verfügbarkeiten und bucht, verschiebt oder storniert Termine.
  • Bestellungen und Angebotsanfragen aufnehmen: wenn Bestellungen oder Angebote aktiviert sind.
  • Fragen beantworten: Nutzt Ihre Wissensdatenbank und FAQ-Antworten.
  • Nachrichten entgegennehmen: Erfasst Rückrufanfragen mit einer Prioritätsstufe.
  • Anrufe weiterleiten: Leitet Anrufer anhand von Weiterleitungsregeln an Personen in Ihrem Team weiter.
  • Mehrere Sprachen sprechen: Wechselt zur Sprache des Anrufers, wenn diese zu Ihren konfigurierten Sprachen gehört.
  • Informationen erfassen: Identifiziert Anrufer und erstellt oder aktualisiert Kundendatensätze.

So funktioniert es

Wenn ein Anruf eingeht:

  1. Begrüßt der Rezeptionist den Anrufer.
  2. Ermittelt er, was der Anrufer möchte.
  3. Befolgt er bei jedem Anruf Ihre Regeln und führt ein Verfahren aus, wenn die Anfrage des Anrufers dazu passt.
  4. Bei Buchungen prüft er Ihren Kalender und bietet verfügbare Termine an.
  5. Kann er eine Frage nicht beantworten, protokolliert er sie in Ihren FAQ, damit Sie sie beantworten können.

Die Seite „Rezeptionisten“

Öffnen Sie in der Seitenleiste Rezeptionisten. Oben auf der Seite sehen Sie den Status des Rezeptionisten, seine Telefonnummern und seine Sprachen. Darunter sind die Einstellungen in Karten gruppiert:

GruppeKartenDetails
PersönlichkeitStimme, Ton, BegrüßungStimme und Persönlichkeit
Während des AnrufsWer antwortet zuerst, Bestehende Nummer weiterleiten, An eine Person weiterleiten, Weiterleitungseinstellungen, Identität des Anrufers verifizieren, Blockierte NummernAnrufverwaltung
AnweisungenIhrem Rezeptionisten etwas beibringen, Zusätzliche AnweisungenRegeln und Verfahren
So funktioniert esKennt Ihr Unternehmen aus, Integrationen, Erweiterte EinstellungenErweiterte Einstellungen
KommunikationTerminerinnerungen, Buchungsbestätigungen, Benachrichtigungen für Mitarbeitende, AnrufzusammenfassungenBenachrichtigungen und SMS

Karten mit der Kennzeichnung Workspace gelten für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace, nicht nur für den gerade bearbeiteten.

Status des Rezeptionisten

StatusBedeutung
LiveAktiv, hat eine Telefonnummer und beantwortet Anrufe
Telefonnummer fehltAktiv, aber keine Nummer zugewiesen. Fügen Sie über die Kachel Telefon eine hinzu.
Warten auf NummerngenehmigungDie zugewiesene Nummer wird zurückgehalten, bis ein regulatorischer Antrag genehmigt ist
DeaktiviertPausiert, etwa nach einer Planänderung. Wählen Sie Aktivieren, um fortzufahren.

Mehrere Rezeptionisten

Sie können mehrere Rezeptionisten erstellen, jeweils mit eigener Stimme, Regeln, Verfahren und Telefonnummern. Verwenden Sie mehrere Rezeptionisten, um:

  • Abteilungen wie Vertrieb und Support zu trennen
  • Mehrere Standorte mit standortspezifischem Wissen zu betreuen
  • Einen separaten Rezeptionisten pro Sprache oder Marke einzusetzen

Um einen hinzuzufügen, öffnen Sie oben auf der Seite die Rezeptionistenauswahl und wählen Sie Neuen Rezeptionisten erstellen. Die Einstellungen werden vom ausgewählten Rezeptionisten kopiert und können nach der Erstellung geändert werden. Sie können einen Rezeptionisten löschen, müssen aber mindestens einen behalten.

Sie können in jedem Plan bis zu 10 aktive Rezeptionisten haben. Deaktivierte Rezeptionisten zählen nicht zum Limit.

Konfigurationsprüfung

Nachdem Sie zusätzliche Anweisungen, die Begrüßung, eine Regel oder ein Verfahren gespeichert haben, prüft Reception.ai den Text im Hintergrund auf Widersprüche und Probleme. Hinweise werden als Warnsymbol in der Kopfzeile angezeigt. Öffnen Sie es, um Ihre Konfiguration prüfen zu sehen. Wählen Sie dann Mit Assistent korrigieren, damit der Business Assistant eine Korrektur vorschlägt, oder Verstanden, um den Hinweis zu schließen.