Öffnungszeiten und Buchungsregeln
Wie Öffnungszeiten, Schließungen, Abwesenheiten und Buchungsregeln die Verfügbarkeit steuern.
Die Öffnungszeiten legen fest, wann jeder Standort Buchungen annimmt. Buchungsregeln steuern, wie und wann Kundschaft innerhalb dieser Zeiten buchen kann. Beides konfigurieren Sie unter Unternehmen → Übersicht.
Öffnungszeiten
Öffnungszeiten werden pro Standort festgelegt. Öffnen Sie die Karte Öffnungszeiten, wählen Sie einen Standort und legen Sie für jeden Tag Öffnungs- und Schließzeiten fest. Sie können mehrere Zeitblöcke pro Tag hinzufügen (zum Beispiel 9:00–12:00 und 14:00–18:00 für eine Mittagspause), Tage als geschlossen markieren oder einen Standort bis Mitternacht geöffnet lassen. Verwenden Sie Kopieren nach …, um die Öffnungszeiten eines Tages auf Werktage, das Wochenende oder alle Tage zu übertragen.
Teammitglieder und Assets übernehmen standardmäßig die Öffnungszeiten ihres Standorts. Sie können stattdessen eigene Öffnungszeiten festlegen. Siehe Team.
Wenn Sie Öffnungszeiten ändern und bestehende Buchungen außerhalb der neuen Zeiten liegen, warnt Reception.ai Sie. Wählen Sie Trotzdem speichern, um die Buchungen beizubehalten und die neuen Öffnungszeiten anzuwenden.
Zeitzonen
Jeder Workspace hat eine Zeitzone, die im Unternehmensprofil festgelegt wird. Um einzelnen Standorten, Teammitgliedern oder Assets eine eigene Zeitzone zu geben, aktivieren Sie in den Zeitzoneneinstellungen Zeitzonen pro Ressource.
Schließungen und Abwesenheiten
Öffnen Sie Schließungen, um Ausnahmen zu Ihren regulären Öffnungszeiten hinzuzufügen: Feiertage, Urlaub, Wartungsarbeiten oder verlängerte Öffnungszeiten für eine Veranstaltung.
Jede Ausnahme ist entweder Den ganzen Tag geschlossen oder Öffnungszeiten ändern, um für diese Daten eigene Öffnungszeiten festzulegen. Abwesenheiten von Teammitgliedern und Assets können Sie auch über den Tab Abwesenheit in deren Einstellungen hinzufügen.
Konflikte mit bestehenden Buchungen
Abwesenheiten können nicht gespeichert werden, solange in diesem Zeitraum Buchungen bestehen. Reception.ai listet die betroffenen Buchungen auf. Stornieren oder verschieben Sie sie und speichern Sie die Abwesenheit dann erneut. Abwesenheiten entfernen Buchungen niemals stillschweigend.
Fügen Sie zu Beginn des Jahres alle bekannten Feiertage hinzu, damit Ihre Rezeption während einer Schließung niemals Termine bucht.
Buchungsregeln
Die Karte Buchungsregeln gilt sowohl für Ihre Rezeption als auch für Ihre Buchungsseite. Buchungen, die Sie über das Dashboard erstellen, unterliegen diesen Regeln nicht.
- Mindestvorlaufzeit ist der früheste Zeitpunkt, zu dem eine neue Buchung beginnen kann.
- Frist für Verschiebung oder Stornierung ist der späteste Zeitpunkt, zu dem ein Kunde vor Beginn des Termins verschieben oder stornieren kann.
- Limit für parallele Termine festlegen begrenzt, wie viele Termine gleichzeitig an einem Standort stattfinden können.
Wenn Calendly oder Cal.com verbunden ist, gelten stattdessen die jeweiligen Planungseinstellungen dieses Tools.
So wird Verfügbarkeit berechnet
Ein Zeitfenster ist nur buchbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Standort ist geöffnet und es liegt keine Schließung vor.
- Der Service wird an diesem Standort angeboten.
- Mindestens ein qualifiziertes Teammitglied arbeitet dort und ist nicht abwesend.
- Erforderliche Assets sind frei und nicht in Wartung.
- Es gibt keinen kollidierenden Termin, einschließlich Puffer- und Reisezeit.
- Das Limit für parallele Termine ist nicht erreicht.
- Das Zeitfenster berücksichtigt die Mindestvorlaufzeit und den Buchungszeitraum.
- Google Calendar zeigt, falls verbunden, das Teammitglied als verfügbar an.
Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird das Zeitfenster weder telefonisch noch auf der Buchungsseite angeboten.