Benachrichtigungen und SMS

Reception.ai sendet Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Ihren Kunden Benachrichtigungen, wenn Anrufe enden, Buchungen sich ändern und Bestellungen aufgegeben werden. Konfigurieren Sie sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Dort finden Sie die Tabs Allgemein, E-Mail und SMS.

Benachrichtigungen für Sie und Ihr Team

Wählen Sie für Zusammenfassungen nach dem Anruf unter Mich benachrichtigen über jedes Gespräch (Standard) oder nur Gespräche mit Buchungen, Bestellungen, Nachrichten oder FAQ-Fragen. Zusammenfassungen werden standardmäßig an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers gesendet. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen hinzufügen oder Zusammenfassungen per SMS erhalten.

Benachrichtigungen für Kunden

Terminerinnerungen

• Zeitpunkt: 4, 6, 8, 12, 24 (Standard) oder 48 Stunden vor dem Termin.
• Erinnerungsmodus: Nur Erinnerung oder Kunden um Bestätigung bitten. Bei Bestätigung antwortet der Kunde mit JA zum Bestätigen oder NEIN zum Stornieren.

E-Mail-Vorlagen

Laden Sie im Tab E-Mail ein Logo hoch (JPG, PNG oder WEBP, bis zu 5 MB) und bearbeiten Sie den Text jeder E-Mail: Bestätigungen, Stornierungen, Verschiebungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen für Mitarbeitende und Bestellupdates. Wählen Sie Text aus, um ihn zu bearbeiten, und ziehen Sie Platzhalter wie den Namen des Kunden oder die Terminzeit in die Nachricht. Wählen Sie Standardeinstellungen wiederherstellen, um eine Vorlage zurückzusetzen.

Auch eine Vorlage für eine benutzerdefinierte Verfahrens-E-Mail ist verfügbar. Verweisen Sie in einem Verfahren darauf, damit Ihre Rezeptionistin einem Kunden während eines Gesprächs eine bestimmte E-Mail sendet.

SMS

Mit SMS können Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Updates per Textnachricht senden.

Absendernummern

Wählen Sie unter SMS-Telefonnummer in den Benachrichtigungseinstellungen die Absendernummer aus.

Für Reception.ai-Nummern gilt ein tägliches SMS-Limit: Testversion 10, Basic 30, Plus 75, Premium 150. Nummern aus Ihrem eigenen Twilio-Konto sind nicht begrenzt.

SMS-Vorlagen

Wählen Sie im Tab SMS für jeden Nachrichtentyp einen Stil: Professionell, Freundlich oder Prägnant. Zu den Nachrichtentypen gehören Erinnerungen, Bestätigungen, Buchungs- und Bestellupdates, Zusammenfassungen nach dem Anruf, Buchungsbenachrichtigungen für Mitarbeitende und die automatische Antwort auf HELP.

Einwilligung und Abmeldung

Kunden erhalten SMS nur, wenn sie zugestimmt haben. Wenn eine Kundenbenachrichtigung per SMS versendet wird, bietet die Rezeptionistin bei Anrufen Texterinnerungen an: Direkt nach der ersten Buchung eines Anrufs fragt sie einen Kunden ohne Einwilligung, ob er vor jedem Termin eine SMS erhalten möchte. Dabei weist sie darauf hin, dass Gebühren für Nachrichten und Daten anfallen können und jederzeit mit STOP geantwortet werden kann. Der Kunde stimmt erst nach einem eindeutigen Ja zu und wird nach der Zustimmung nicht erneut gefragt. Anrufer können die Rezeptionistin auch bitten, Texterinnerungen zu beenden.

Ein Kunde, der mit STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END oder QUIT antwortet, wird abgemeldet. Nur der Kunde kann sich wieder anmelden, indem er START oder UNSTOP per SMS sendet. Auf HELP oder INFO wird automatisch eine Hilfenachricht gesendet.

Eine SMS an einen Kunden senden

Öffnen Sie einen Kunden und wählen Sie auf seiner Chronik SMS senden. Nachrichten können bis zu 459 Zeichen lang sein, und Ihr Workspace kann bis zu 30 pro Stunde versenden. Nachrichten werden über eine von Ihnen verbundene Twilio-Nummer oder, wenn Ihr Land dies zulässt, über eine Reception.ai-Nummer gesendet. Wenn diese Nummer eine regulatorische Registrierung benötigt, kann sie nach der Genehmigung senden. Die Nachricht wird auf der Chronik des Kunden protokolliert.

Eingehende Textnachrichten

Wenn ein bekannter Kunde Ihrer Nummer schreibt, wird die Nachricht auf seiner Chronik als SMS erhalten protokolliert. Ihre Rezeptionistin antwortet nicht konversationell auf Textnachrichten.