Notifiche e SMS
Reception.ai invia notifiche a te, al tuo personale e ai tuoi clienti quando terminano le chiamate, cambiano le prenotazioni e vengono effettuati ordini. Configurale in Impostazioni → Notifiche, che include le schede Generale, Email e SMS.
Notifiche per te e il tuo team
Per i riepiloghi post-chiamata, scegli di Avvisarmi di ogni conversazione (impostazione predefinita) o solo delle conversazioni con prenotazioni, ordini, messaggi o domande FAQ. Per impostazione predefinita, i riepiloghi vengono inviati all’email del proprietario dell’account. Puoi aggiungere fino a 10 indirizzi email oppure ricevere i riepiloghi via SMS.
Notifiche per i clienti
Promemoria appuntamenti
- Tempistica: 4, 6, 8, 12, 24 (impostazione predefinita) o 48 ore prima dell’appuntamento.
- Modalità promemoria: Solo promemoria oppure Chiedi al cliente di confermare. Con la conferma, il cliente risponde YES per confermare o NO per annullare.
Modelli email
Nella scheda Email, carica un logo (JPG, PNG o WEBP, fino a 5 MB) e modifica il testo di ogni email: conferme, annullamenti, riprogrammazioni, promemoria, notifiche al personale e aggiornamenti degli ordini. Seleziona il testo per modificarlo e trascina nel messaggio segnaposto come il nome del cliente o l’orario dell’appuntamento. Seleziona Ripristina predefiniti per reimpostare un modello.
È disponibile anche un modello di email con procedura personalizzata. Fai riferimento a esso in una procedura affinché il tuo assistente alla reception invii una specifica email a un cliente durante una conversazione.
SMS
Gli SMS ti consentono di inviare conferme, promemoria e aggiornamenti tramite messaggio di testo.
Numeri di invio
Scegli il numero da cui inviare in Numero di telefono SMS nelle impostazioni delle notifiche.
I numeri Reception.ai hanno un limite giornaliero di SMS: Prova 10, Basic 30, Plus 75, Premium 150. I numeri dal tuo account Twilio non hanno limiti.
Modelli SMS
Nella scheda SMS, scegli uno stile per ogni tipo di messaggio: Professionale, Amichevole o Conciso. I tipi di messaggio includono promemoria, conferme, aggiornamenti di prenotazioni e ordini, riepiloghi post-chiamata, notifiche delle prenotazioni al personale e la risposta automatica a HELP.
Consenso e revoca
I clienti ricevono SMS solo se hanno espresso il consenso. Quando una notifica per i clienti è impostata per l’invio via SMS, il receptionist offre promemoria via SMS durante le chiamate: subito dopo la prima prenotazione in una chiamata, chiede a un cliente che non ha espresso il consenso se desidera ricevere un messaggio prima di ogni appuntamento, indicando che possono essere applicate tariffe per messaggi e dati e che può rispondere STOP in qualsiasi momento. Il cliente esprime il consenso solo dopo un chiaro sì e, una volta dato il consenso, non gli verrà chiesto di nuovo. Chi chiama può anche chiedere al receptionist di interrompere i promemoria via SMS.
Un cliente che risponde STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END o QUIT revoca il consenso. Solo il cliente può esprimere nuovamente il consenso, inviando START o UNSTOP. Una risposta HELP o INFO riceve un messaggio di assistenza automatico.
Per ricevere risposte come STOP sul tuo numero Twilio, attiva Abilita SMS in entrata per quel numero.
Inviare un SMS a un cliente
Apri un cliente e seleziona Invia SMS nella sua cronologia. I messaggi possono contenere fino a 459 caratteri e il tuo workspace può inviarne fino a 30 all’ora. I messaggi vengono inviati da un numero Twilio che hai collegato oppure da un numero Reception.ai, quando consentito nel tuo Paese. Dove il numero richiede una registrazione normativa, può inviare messaggi dopo l’approvazione della registrazione. Il messaggio viene registrato nella cronologia del cliente.
Messaggi in arrivo
Quando un cliente conosciuto invia un messaggio al tuo numero, questo viene registrato come SMS ricevuto nella sua cronologia. Il tuo assistente alla reception non risponde in modo conversazionale ai messaggi di testo.