Notificações e SMS
Mantenha sua equipe e seus clientes informados por e-mail e mensagem de texto.
A Reception.ai envia notificações para você, sua equipe e seus clientes quando as chamadas terminam, os agendamentos mudam e os pedidos são feitos. Configure-as em Configurações → Notificações, que tem as abas Geral, E-mail e SMS.
Notificações para você e sua equipe
Para resumos pós-chamada, escolha notificar sobre todas as conversas (o padrão) ou apenas sobre conversas com agendamentos, pedidos, mensagens ou perguntas de FAQ. Por padrão, os resumos são enviados ao e-mail do titular da conta. Você pode adicionar até 10 endereços de e-mail ou receber resumos por SMS.
Notificações para clientes
Lembretes de agendamento
- Horário: 4, 6, 8, 12, 24 (padrão) ou 48 horas antes do agendamento.
- Modo de lembrete: Apenas lembrete ou Pedir confirmação ao cliente. Com confirmação, o cliente responde SIM para confirmar ou NÃO para cancelar.
Modelos de e-mail
Na aba E-mail, envie um logotipo (JPG, PNG ou WEBP, de até 5 MB) e edite o texto de cada e-mail: confirmações, cancelamentos, reagendamentos, lembretes, notificações à equipe e atualizações de pedidos. Selecione um texto para editá-lo e arraste espaços reservados, como o nome do cliente ou o horário do agendamento, para a mensagem. Selecione Restaurar padrões para redefinir um modelo.
Um modelo de e-mail de procedimento personalizado também está disponível. Use-o em um procedimento para que sua recepcionista envie um e-mail específico a um cliente durante uma conversa.
SMS
O SMS permite enviar confirmações, lembretes e atualizações por mensagem de texto.
Números de envio
Escolha o número de envio em Número de telefone para SMS nas configurações de notificações.
Os números da Reception.ai têm um limite diário de SMS: Teste 10, Básico 30, Plus 75, Premium 150. Números da sua própria conta Twilio não têm limite.
Modelos de SMS
Na aba SMS, escolha um estilo para cada tipo de mensagem: Profissional, Amigável ou Conciso. Os tipos de mensagem incluem lembretes, confirmações, atualizações de agendamentos e pedidos, resumos pós-chamada, notificações de agendamento para a equipe e a resposta automática a HELP.
Consentimento e cancelamento
Os clientes recebem SMS somente quando optaram por recebê-los. Quando qualquer notificação para clientes está configurada para ser enviada por SMS, a recepcionista oferece lembretes por texto durante as chamadas: logo após o primeiro agendamento em uma chamada, ela pergunta a um cliente que não optou pelo recebimento se quer receber uma mensagem de texto antes de cada agendamento, mencionando que tarifas de mensagens e dados podem ser aplicadas e que ele pode responder STOP a qualquer momento. O cliente só opta pelo recebimento após um sim claro e não é perguntado novamente depois disso. Quem liga também pode pedir à recepcionista para parar os lembretes por mensagem de texto.
Um cliente que responde STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END ou QUIT deixa de receber SMS. Somente o cliente pode voltar a optar pelo recebimento, enviando START ou UNSTOP. Uma resposta HELP ou INFO recebe uma mensagem de ajuda automática.
Para receber respostas como STOP no seu próprio número Twilio, ative Ativar SMS recebidos para esse número.
Enviar um SMS para um cliente
Abra um cliente e selecione Enviar SMS na linha do tempo dele. As mensagens podem ter até 459 caracteres, e seu espaço de trabalho pode enviar até 30 por hora. As mensagens são enviadas de um número Twilio conectado por você ou de um número da Reception.ai quando seu país permite. Quando esse número precisa de registro regulatório, ele pode enviar mensagens assim que o registro for aprovado. A mensagem é registrada na linha do tempo do cliente.
Mensagens recebidas
Quando um cliente conhecido envia uma mensagem de texto para seu número, ela é registrada como SMS recebido na linha do tempo dele. Sua recepcionista não responde a mensagens de texto de forma conversacional.