Horários e regras de agendamento
Como horários de funcionamento, fechamentos, folgas e regras de agendamento controlam a disponibilidade.
Os horários de funcionamento definem quando cada local aceita agendamentos. As regras de agendamento controlam como e quando os clientes podem agendar dentro desses horários. Ambos são configurados em Empresa → Visão geral.
Horários de funcionamento
Os horários são definidos por local. Abra o cartão Horários de funcionamento, escolha um local e defina os horários de abertura e fechamento para cada dia. Você pode adicionar vários blocos de horário por dia (por exemplo, das 9:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:00 para intervalo de almoço), marcar dias como fechados ou manter um local aberto até a meia-noite. Use Copiar para… para aplicar os horários de um dia aos dias úteis, ao fim de semana ou a todos os dias.
Por padrão, os membros da equipe e os recursos seguem os horários do local. Você pode definir horários personalizados para eles. Consulte Equipe.
Se você alterar os horários e os agendamentos existentes ficarem fora dos novos horários, o Reception.ai avisará você. Selecione Salvar mesmo assim para manter os agendamentos e aplicar os novos horários.
Fusos horários
Cada espaço de trabalho tem um fuso horário, definido no perfil da empresa. Para atribuir um fuso horário próprio a locais, membros da equipe ou recursos individuais, ative os fusos horários por recurso nas configurações de fuso horário.
Fechamentos e folgas
Abra Fechamentos para adicionar exceções aos seus horários regulares: feriados, férias, manutenção ou horários estendidos para um evento.
Cada exceção é Fechado o dia todo ou Alterar horários, para definir horários personalizados nessas datas. As folgas de membros da equipe e de recursos também podem ser adicionadas na aba Folga das configurações deles.
Conflitos com agendamentos existentes
Não é possível salvar uma folga enquanto houver agendamentos nesse período. O Reception.ai lista os agendamentos afetados. Cancele-os ou reagende-os e salve a folga novamente. As folgas nunca removem agendamentos sem avisar.
Adicione todos os feriados conhecidos no início do ano para que sua recepcionista nunca agende durante um fechamento.
Regras de agendamento
O cartão Regras de agendamento se aplica tanto à sua recepcionista quanto à sua página de agendamento. Os agendamentos que você cria no painel não são restringidos por essas regras.
- Antecedência mínima é o horário mais próximo em que um novo agendamento pode começar.
- Prazo para reagendar ou cancelar é o limite para um cliente reagendar ou cancelar antes do início da consulta.
- Definir um limite para agendamentos sobrepostos limita quantas consultas podem ocorrer ao mesmo tempo em um local.
Quando o Calendly ou o Cal.com está conectado, as próprias configurações de agendamento dessa ferramenta são aplicadas.
Como a disponibilidade é calculada
Um horário só pode ser agendado quando todas as condições a seguir são verdadeiras:
- O local está aberto e não há fechamento.
- O serviço é oferecido nesse local.
- Pelo menos um membro qualificado da equipe está trabalhando no local e não está de folga.
- Os recursos necessários estão livres e não estão em manutenção.
- Não há consulta conflitante, incluindo tempo de intervalo e deslocamento.
- O limite de consultas sobrepostas não foi atingido.
- O horário respeita a antecedência mínima e a janela de agendamento antecipado.
- O Google Calendar, se conectado, mostra o membro da equipe como disponível.
Se alguma condição não for atendida, o horário não será oferecido por telefone nem na página de agendamento.