Horaires et règles de réservation
Comment les horaires d’ouverture, les fermetures, les absences et les règles de réservation déterminent les disponibilités.
Les horaires d’ouverture définissent quand chaque lieu accepte les réservations. Les règles de réservation déterminent comment et quand les clients peuvent réserver pendant ces horaires. Les deux se configurent dans Entreprise → Aperçu.
Horaires d’ouverture
Les horaires sont définis pour chaque lieu. Ouvrez la carte Horaires d’ouverture, choisissez un lieu, puis définissez les heures d’ouverture et de fermeture pour chaque jour. Vous pouvez ajouter plusieurs plages horaires par jour, par exemple de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 pour une pause déjeuner, indiquer que certains jours sont fermés ou laisser un lieu ouvert jusqu’à minuit. Utilisez Copier vers… pour appliquer les horaires d’un jour aux jours de semaine, au week-end ou à tous les jours.
Les membres du personnel et les ressources suivent par défaut les horaires de leur lieu. Vous pouvez leur attribuer des horaires personnalisés. Consultez Personnel.
Si vous modifiez les horaires et que des réservations existantes ne correspondent plus aux nouveaux horaires, Reception.ai vous avertit. Sélectionnez Enregistrer quand même pour conserver les réservations et appliquer les nouveaux horaires.
Fuseaux horaires
Chaque Workspace possède un fuseau horaire, défini dans le profil de l’entreprise. Pour attribuer un fuseau horaire propre à chaque lieu, membre du personnel ou ressource, activez les fuseaux horaires par ressource dans les paramètres de fuseau horaire.
Fermetures et absences
Ouvrez Fermetures pour ajouter des exceptions à vos horaires habituels : jours fériés, congés, maintenance ou horaires prolongés pour un événement.
Chaque exception correspond soit à Fermé toute la journée, soit à Modifier les horaires afin de définir des horaires personnalisés pour ces dates. Les absences du personnel et des ressources peuvent également être ajoutées depuis l’onglet Absences de leurs paramètres.
Conflits avec les réservations existantes
Une absence ne peut pas être enregistrée si des réservations existent pendant cette période. Reception.ai liste les réservations concernées. Annulez-les ou reportez-les, puis enregistrez à nouveau l’absence. Les absences ne suppriment jamais silencieusement les réservations.
Ajoutez tous les jours fériés connus au début de l’année pour que votre réceptionniste ne réserve jamais pendant une fermeture.
Règles de réservation
La carte Règles de réservation s’applique à la fois à votre réceptionniste et à votre page de réservation. Les réservations créées depuis le Dashboard ne sont pas limitées par ces règles.
- Le préavis minimum correspond au délai le plus court avant le début d’une nouvelle réservation.
- Le préavis de report ou d’annulation correspond au délai limite dont dispose un client pour reporter ou annuler avant le début du rendez-vous.
- Définir une limite de rendez-vous simultanés plafonne le nombre de rendez-vous pouvant avoir lieu simultanément dans un même lieu.
Lorsque Calendly ou Cal.com est connecté, les paramètres de planification propres à cet outil s’appliquent à la place.
Comment les disponibilités sont calculées
Un créneau ne peut être réservé que lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Le lieu est ouvert et ne fait l’objet d’aucune fermeture.
- Le service est proposé dans ce lieu.
- Au moins un membre du personnel qualifié y travaille et n’est pas absent.
- Les ressources requises sont disponibles et ne font pas l’objet d’une maintenance.
- Aucun rendez-vous en conflit n’existe, y compris pendant le temps de battement et le temps de trajet.
- La limite de rendez-vous simultanés n’est pas atteinte.
- Le créneau respecte le préavis minimum et la période de réservation maximale.
- Google Calendar, s’il est connecté, indique que le membre du personnel est disponible.
Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le créneau n’est proposé ni par téléphone ni sur la page de réservation.