Horario y reglas de reserva
Cómo el horario de apertura, los cierres, las ausencias y las reglas de reserva controlan la disponibilidad.
El horario de apertura define cuándo acepta reservas cada ubicación. Las reglas de reserva controlan cómo y cuándo pueden reservar los clientes dentro de ese horario. Ambos se configuran en Negocio → Resumen.
Horario de apertura
El horario se configura por ubicación. Abre la tarjeta Horario de apertura, elige una ubicación y establece las horas de apertura y cierre de cada día. Puedes añadir varios bloques horarios por día (por ejemplo, de 9:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 por la pausa de comida), marcar días como cerrados o mantener una ubicación abierta hasta medianoche. Usa Copiar en… para aplicar el horario de un día a los días laborables, al fin de semana o a todos los días.
Los miembros del personal y los recursos siguen el horario de su ubicación de forma predeterminada. Puedes asignarles un horario personalizado. Consulta Personal.
Si cambias el horario y hay reservas existentes fuera del nuevo horario, Reception.ai te avisará. Selecciona Guardar de todos modos para mantener las reservas y aplicar el nuevo horario.
Zonas horarias
Cada espacio de trabajo tiene una zona horaria configurada en el perfil del negocio. Para asignar una zona horaria propia a ubicaciones, personal o recursos concretos, activa las zonas horarias por recurso en los ajustes de zona horaria.
Cierres y ausencias
Abre Cierres para añadir excepciones a tu horario habitual: festivos, vacaciones, mantenimiento o un horario ampliado para un evento.
Cada excepción puede ser Cerrado todo el día o Cambiar horario para establecer un horario personalizado para esas fechas. Las ausencias del personal y de los recursos también se pueden añadir desde la pestaña Ausencias de sus ajustes.
Conflictos con reservas existentes
No puedes guardar una ausencia si existen reservas durante ese periodo. Reception.ai muestra las reservas afectadas. Cancélalas o reprográmalas y vuelve a guardar la ausencia. Las ausencias nunca eliminan reservas sin avisar.
Añade todos los festivos conocidos al inicio del año para que tu recepcionista nunca reserve durante un cierre.
Reglas de reserva
La tarjeta Reglas de reserva se aplica tanto a tu recepcionista como a tu página de reservas. Las reservas que crees desde el panel no están restringidas por estas reglas.
- La antelación mínima es el momento más próximo en que puede empezar una nueva reserva.
- El aviso para reprogramar o cancelar es el último momento en que un cliente puede reprogramar o cancelar antes de que empiece la cita.
- Establecer un límite de citas simultáneas limita cuántas citas pueden realizarse al mismo tiempo en una ubicación.
Cuando Calendly o Cal.com están conectados, se aplican en su lugar los propios ajustes de programación de esa herramienta.
Cómo se calcula la disponibilidad
Una franja horaria solo se puede reservar cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
- La ubicación está abierta y no hay ningún cierre.
- El servicio se ofrece en esa ubicación.
- Al menos un miembro del personal cualificado trabaja allí y no está de ausencia.
- Los recursos necesarios están libres y no están en mantenimiento.
- No hay ninguna cita en conflicto, incluidos el tiempo de margen y el tiempo de desplazamiento.
- No se ha alcanzado el límite de citas simultáneas.
- La franja respeta la antelación mínima y el periodo de reserva anticipada.
- Google Calendar, si está conectado, muestra que el miembro del personal está disponible.
Si no se cumple alguna condición, la franja no se ofrece por teléfono ni en la página de reservas.