Gestión de llamadas
Configura quién responde primero, el desvío y la transferencia de llamadas, la verificación de quien llama y los números bloqueados.
El grupo Durante la llamada de la página Recepcionistas controla lo que ocurre durante una llamada telefónica: quién responde primero, cuándo se transfieren las llamadas a tu equipo, cómo se verifica a quienes llaman y qué números se bloquean.
Quién responde primero
Quién responde primero decide si suena el teléfono de tu equipo antes que la recepcionista. Se aplica a todas las recepcionistas de tu espacio de trabajo. En El equipo responde primero, elige:
Horario comercial sigue tu horario comercial. Si tienes más de una ubicación, elige qué horario de ubicación seguir. Horario personalizado incluye una zona horaria.
Cuando el equipo responde primero, abre Teléfono del equipo:
Cuando el equipo responde primero, se realiza una llamada saliente a su teléfono. Esta función no está disponible con un número de Reception.ai en Canadá, a menos que todos los números de la recepcionista procedan de tu propia cuenta de Twilio o de un SIP Trunk. Consulta Usa tu propio número.
Desviar un número existente
Para conservar tu línea actual de empresa, desvía a tu número de recepcionista las llamadas que no respondas. El desvío se configura con tu operador telefónico y funciona independientemente de quién responda primero.
Abre Desviar un número existente, elige el país del teléfono desde el que desviarás las llamadas y marca los códigos mostrados. Para la mayoría de operadores móviles:
Algunos operadores, como Verizon en EE. UU., usan códigos con asterisco en su lugar (*71 para llamadas ocupadas o sin respuesta, *72 para todas las llamadas). El cuadro de diálogo muestra los códigos correctos para tu país.
Tu operador controla cuántos tonos pasan antes del desvío y puede cobrar por las llamadas desviadas. Los teléfonos fijos y sistemas de telefonía por internet se configuran desde los ajustes de tu proveedor.
Transferir a una persona
Las reglas de transferencia permiten que tu recepcionista conecte a quienes llaman con personas o departamentos concretos según lo que digan. Puedes crear hasta 100 reglas de transferencia por recepcionista.
Cada regla incluye:
- Etiqueta: un nombre breve (de 1 a 200 caracteres).
- Número de teléfono: adónde transferir la llamada.
- Cuándo transferir: la condición, en lenguaje natural (de 1 a 2000 caracteres).
- Dígitos para marcar después de conectar (opcional): tonos del teclado que se reproducen cuando responde el destino, por ejemplo, para acceder a una extensión. Usa
0–9,*,#,wpara una pausa de 0,5 segundos yWpara una pausa de 1 segundo, hasta un máximo de 50 caracteres. Este campo aparece cuando Permitir reproducir tonos de marcación está activado en la Configuración avanzada.
Ejemplos de reglas de transferencia
Disponibilidad y límites de las transferencias
- Las transferencias solo funcionan en llamadas telefónicas, no en conversaciones web.
- Las transferencias no están disponibles con un número de Reception.ai en Canadá, a menos que todos los números de la recepcionista procedan de tu propia cuenta de Twilio o de un SIP Trunk.
- Transferir a un número fuera del país de tu empresa requiere tu propio número de Twilio o el plan Premium.
- No se pueden usar números de tarificación adicional ni de coste compartido como destinos de transferencia, ni siquiera con tu propio número de Twilio.
- Durante la prueba gratuita, puedes añadir o editar hasta 10 reglas de transferencia al día.
Ajustes de transferencia
De forma predeterminada, la persona que recibe una llamada transferida ve el propio número de quien llama. Es una transferencia ciega: la llamada se transfiere directamente.
Activa Mostrar el número de tu empresa en su lugar para mostrar el número de tu empresa. La persona que recibe la llamada escuchará un resumen de la conversación antes de conectarse, y quien llama oirá música de espera mientras espera.
Activa Seguir grabando después de una transferencia para grabar el resto de la llamada después de que tu recepcionista la transfiera y añadirlo al final de la grabación. Esto solo se aplica mientras se guarden las grabaciones de llamadas. Las nuevas empresas lo tienen activado de forma predeterminada.
Ajustes de transferencia está disponible cuando todos los números de la recepcionista son números de Twilio.
Verificar la identidad de quien llama
Protege los datos de clientes exigiendo a quienes llaman que demuestren quiénes son antes de que la recepcionista lea o cambie sus registros, y evita que tu recepcionista responda llamadas de spam.
Con el modo seguro activado, quienes llamen desde un número desconocido y visitantes del sitio web deben superar la verificación antes de acceder a sus registros. Los códigos se envían por correo electrónico de forma predeterminada. El envío por SMS requiere un número de Twilio compatible con SMS. Consulta Notificaciones y SMS.
Protección contra spam está disponible para empresas en EE. UU. No aparece cuando todos los números de la recepcionista son números de troncal SIP.
Números bloqueados
Bloquea números de teléfono para que no puedan contactar con tu recepcionista. Las llamadas de números bloqueados se rechazan inmediatamente. La lista de bloqueados se aplica a todas las recepcionistas de tu espacio de trabajo.
Al bloquear un número, puedes añadir:
- Motivo: una nota para tu equipo.
- Bloquear hasta: una fecha de vencimiento. Déjalo vacío para bloquearlo permanentemente.
También puedes bloquear un número desde una conversación o un perfil de cliente.