Oproepen afhandelen
De groep Tijdens het gesprek op de pagina Receptionists bepaalt wat er tijdens een telefoongesprek gebeurt: wie als eerste opneemt, wanneer gesprekken naar je team worden doorgeschakeld, hoe bellers worden geverifieerd en welke nummers worden geblokkeerd.
Wie neemt als eerste op
Wie neemt als eerste op bepaalt of de telefoon van je personeel overgaat voordat de receptionist opneemt. Dit geldt voor elke receptionist in je workspace. Kies onder Personeel neemt eerst op:
Openingstijden volgt je openingstijden. Heb je meer dan één locatie, kies dan de locatie waarvan de openingstijden worden gevolgd. Aangepaste tijden bevatten een tijdzone.
Wanneer personeel als eerste opneemt, open je Telefoon van personeel:
Wanneer personeel als eerste opneemt, wordt er een uitgaand gesprek naar de telefoon van je personeel geplaatst. Dit is niet beschikbaar op een Reception.ai-nummer in Canada, tenzij elk nummer van de receptionist afkomstig is uit je eigen Twilio- account of SIP Trunk. Zie Je eigen nummer gebruiken.
Een bestaand nummer doorschakelen
Wil je je huidige zakelijke lijn behouden, schakel dan gesprekken die je niet beantwoordt door naar het nummer van je receptionist. Doorschakelen stel je in bij je telefoonprovider en werkt onafhankelijk van wie als eerste opneemt.
Open Een bestaand nummer doorschakelen, kies het land van de telefoon waarvan je wilt doorschakelen en toets de weergegeven codes in. Voor de meeste mobiele providers:
Sommige providers, zoals Verizon in de VS, gebruiken in plaats daarvan stercodes (*71 voor bezette of onbeantwoorde gesprekken, *72 voor alle gesprekken). Het dialoogvenster toont de juiste codes voor je land.
Je provider bepaalt hoeveel keer de telefoon overgaat voordat er wordt doorgeschakeld en kan kosten in rekening brengen voor doorgeschakelde gesprekken. Vaste lijnen en internettelefoonsystemen stel je in via de instellingen van je provider.
Doorverbinden met een medewerker
Met doorverbindingsregels kan je receptionist bellers verbinden met specifieke personen of afdelingen op basis van wat de beller zegt. Je kunt per receptionist maximaal 100 doorverbindingsregels maken.
Elke regel bevat:
- Label: een korte naam (1–200 tekens).
- Telefoonnummer: waarheen het gesprek moet worden doorverbonden.
- Wanneer doorverbinden: de voorwaarde, in gewone taal (1–2.000 tekens).
- Cijfers kiezen na verbinden (optioneel): toetsenbordtonen die worden afgespeeld zodra de bestemming opneemt, bijvoorbeeld om een toestelnummer te bereiken. Gebruik
0–9,*,#,wvoor een pauze van 0,5 seconde enWvoor een pauze van 1 seconde, tot maximaal 50 tekens. Dit veld verschijnt wanneer Toetstonen afspelen toestaan is ingeschakeld in Geavanceerde instellingen.
Voorbeelden van doorverbindingsregels
Beschikbaarheid en limieten voor doorverbinden
- Doorverbinden werkt alleen bij telefoongesprekken, niet bij webgesprekken.
- Doorverbinden is niet beschikbaar op een Reception.ai-nummer in Canada, tenzij elk nummer van de receptionist afkomstig is uit je eigen Twilio-account of SIP Trunk.
- Doorverbinden naar een nummer buiten het land van je bedrijf vereist je eigen Twilio-nummer of het Premium-abonnement.
- Betaalde servicenummers en gedeelde-kostennummers kunnen niet als doorverbindingsbestemming worden gebruikt, ook niet met je eigen Twilio-nummer.
- Tijdens de gratis proefperiode kun je maximaal 10 doorverbindingsregels per dag toevoegen of bewerken.
Doorverbindingsinstellingen
Standaard ziet de persoon die een doorverbonden gesprek ontvangt het eigen nummer van de beller. Dit is een blind transfer: het gesprek wordt direct doorgegeven.
Schakel Toon in plaats daarvan je zakelijke nummer in om je zakelijke nummer te tonen. De persoon die het gesprek ontvangt, hoort dan een samenvatting van het gesprek voordat deze wordt verbonden, en de beller hoort wachtmuziek tijdens het wachten.
Schakel Blijf opnemen na een doorverbinding in om de rest van het gesprek op te nemen nadat je receptionist het heeft doorverbonden en deze toe te voegen aan het einde van de gespreksopname. Dit geldt alleen zolang gespreksopnamen worden opgeslagen. Voor nieuwe bedrijven staat deze instelling aan.
Doorverbindingsinstellingen zijn beschikbaar wanneer alle nummers van de receptionist Twilio-nummers zijn.
Identiteit van de beller verifiëren
Bescherm klantgegevens door bellers te verplichten te bewijzen wie ze zijn voordat de receptionist hun gegevens voorleest of wijzigt, en voorkom dat je receptionist spamgesprekken beantwoordt.
Wanneer de beveiligde modus is ingeschakeld, moeten bellers vanaf een onbekend nummer en websitebezoekers de verificatie doorlopen voordat ze toegang krijgen tot hun gegevens. Codes worden standaard per e-mail verstuurd. Verzenden via sms vereist een Twilio-nummer dat sms ondersteunt. Zie Meldingen en sms.
Spambeveiliging is beschikbaar voor bedrijven in de VS. Deze optie verschijnt niet wanneer elk nummer van de receptionist een SIP-trunknummer is.
Geblokkeerde nummers
Blokkeer telefoonnummers zodat ze je receptionist niet kunnen bereiken. Geblokkeerde bellers worden onmiddellijk geweigerd. De blokkeerlijst geldt voor elke receptionist in je workspace.
Wanneer je een nummer blokkeert, kun je toevoegen:
- Reden: een notitie voor je team.
- Blokkeren tot: een vervaldatum. Laat dit leeg om permanent te blokkeren.
Je kunt ook een nummer blokkeren vanuit een gesprek of een klantprofiel.