Anrufverwaltung | ElevenLabs Documentation

Die Gruppe Während des Anrufs auf der Seite „Rezeptionisten“ steuert, was während eines Telefonats passiert: Wer zuerst abnimmt, wann Anrufe an Ihr Team weitergeleitet werden, wie Anrufer verifiziert werden und welche Nummern blockiert sind.

Wer antwortet zuerst

Wer antwortet zuerst legt fest, ob das Telefon Ihrer Mitarbeitenden vor dem Rezeptionisten klingelt. Dies gilt für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace. Wählen Sie unter Mitarbeitende antworten zuerst:

Option	Verhalten
Nie (Standard)	Jeder Anruf geht direkt an den Rezeptionisten.
Geschäftszeiten	Während Ihrer Geschäftszeiten klingelt zuerst das Telefon Ihrer Mitarbeitenden. Nimmt niemand ab, übernimmt der Rezeptionist. Außerhalb dieser Zeiten antwortet der Rezeptionist.
Immer	Bei jedem Anruf klingelt zuerst das Telefon Ihrer Mitarbeitenden. Nimmt niemand ab, übernimmt der Rezeptionist.
Benutzerdefinierte Zeiten	Mitarbeitende antworten während der von Ihnen festgelegten Zeiten zuerst. Außerhalb dieser Zeiten antwortet der Rezeptionist.

Geschäftszeiten folgen Ihren Geschäftszeiten. Bei mehreren Standorten wählen Sie, wessen Geschäftszeiten gelten sollen. Benutzerdefinierte Zeiten enthalten eine Zeitzone.

Wenn Mitarbeitende zuerst antworten, öffnen Sie Telefon der Mitarbeitenden:

Einstellung	Beschreibung
Telefonnummer der Mitarbeitenden	Die Nummer, die zuerst klingelt. Ihr eigenes Telefon oder Bürotelefon, nicht die Nummer, die Kunden wählen. Premium- und geteilte Kostennummern können nicht verwendet werden.
Nachricht vor dem Klingeln	Wird dem Anrufer vorgespielt, bevor das Telefon klingelt (bis zu 200 Zeichen).
Wartemusik	Was der Anrufer während des Wartens hört: Soft Rock (Standard), Ambient, Klassik, Electronica, Rock oder Gitarren.
Maximale Klingeldauer	Wie lange das Telefon klingelt, bevor der Rezeptionist antwortet: 10, 15 (Standard), 20, 30, 45 oder 60 Sekunden.
Übergabenachricht	Wird vorgespielt, wenn Mitarbeitende nicht abnehmen und der Rezeptionist übernimmt (bis zu 200 Zeichen).

Wenn Mitarbeitende zuerst antworten, wird ein ausgehender Anruf an das Telefon Ihrer Mitarbeitenden getätigt. Dies ist bei einer Reception.ai-Nummer in Kanada nicht verfügbar, sofern nicht jede Nummer des Rezeptionisten aus Ihrem eigenen Twilio- Konto oder SIP-Trunk stammt. Siehe Eigene Nummer verwenden.

Bestehende Nummer weiterleiten

Um Ihre aktuelle Geschäftsnummer zu behalten, leiten Sie Anrufe, die Sie nicht beantworten, an die Nummer Ihres Rezeptionisten weiter. Die Weiterleitung wird bei Ihrem Telefonanbieter eingerichtet und funktioniert unabhängig davon, wer zuerst antwortet.

Öffnen Sie Bestehende Nummer weiterleiten, wählen Sie das Land des Telefons, von dem Sie weiterleiten möchten, und wählen Sie die angezeigten Codes. Für die meisten Mobilfunkanbieter:

Wann	Code
Sie antworten nicht	`*61<number>#`
Ihre Leitung ist besetzt	`*67<number>#`
Ihr Telefon ist ausgeschaltet oder nicht erreichbar	`*62<number>#`
Alle Weiterleitungen deaktivieren	`##002#`

Einige Anbieter, etwa Verizon in den USA, verwenden stattdessen Sterncodes (*71 für besetzte oder unbeantwortete Anrufe, *72 für alle Anrufe). Im Dialog werden die passenden Codes für Ihr Land angezeigt.

Ihr Anbieter bestimmt, wie oft es klingelt, bevor weitergeleitet wird, und kann Gebühren für weitergeleitete Anrufe berechnen. Festnetz- und Internettelefonsysteme werden stattdessen über die Einstellungen Ihres Anbieters konfiguriert.

An eine Person weiterleiten

Mit Weiterleitungsregeln kann Ihr Rezeptionist Anrufer anhand ihrer Anliegen mit bestimmten Personen oder Abteilungen verbinden. Sie können pro Rezeptionist bis zu 100 Weiterleitungsregeln erstellen.

Jede Regel enthält:

Bezeichnung: einen kurzen Namen (1–200 Zeichen).
Telefonnummer: wohin der Anruf weitergeleitet wird.
Wann weiterleiten: die Bedingung in einfacher Sprache (1–2.000 Zeichen).
Nach dem Verbinden zu wählende Ziffern (optional): Tastentöne, die abgespielt werden, sobald das Ziel abnimmt, zum Beispiel um eine Durchwahl zu erreichen. Verwenden Sie 0–9, *, #, w für eine Pause von 0,5 Sekunden und W für eine Pause von 1 Sekunde, bis zu 50 Zeichen. Dieses Feld erscheint, wenn Abspielen von Tastentönen zulassen in den Erweiterten Einstellungen aktiviert ist.

Beispielregeln für Weiterleitungen

Bezeichnung	Wann weiterleiten	Telefonnummer
Inhaber	Anrufer möchte mit dem Inhaber oder Manager sprechen	Mobiltelefon des Inhabers
Abrechnung	Anrufer hat Fragen zu Abrechnung, Zahlungen oder Rechnungen	Finanzabteilung
Notfall	Anrufer beschreibt einen Notfall	Notfallkontakt
Bestimmte Person	Anrufer fragt namentlich nach Sarah	Sarahs Direktnummer

Verfügbarkeit und Limits für Weiterleitungen

Weiterleitungen funktionieren nur bei Telefonanrufen, nicht bei Web-Unterhaltungen.
Weiterleitungen sind bei einer Reception.ai-Nummer in Kanada nicht verfügbar, sofern nicht jede Nummer des Rezeptionisten aus Ihrem eigenen Twilio-Konto oder SIP-Trunk stammt.
Für eine Weiterleitung an eine Nummer außerhalb des Landes Ihres Unternehmens benötigen Sie eine eigene Twilio-Nummer oder den Premium-Plan.
Premium- und geteilte Kostennummern können auch mit einer eigenen Twilio-Nummer nicht als Weiterleitungsziele verwendet werden.
Während der kostenlosen Testphase können Sie pro Tag bis zu 10 Weiterleitungsregeln hinzufügen oder bearbeiten.

Weiterleitungseinstellungen

Standardmäßig sieht die Person, die einen weitergeleiteten Anruf erhält, die eigene Nummer des Anrufers. Dies ist eine Blindweiterleitung: Der Anruf wird direkt übergeben.

Aktivieren Sie Stattdessen Ihre Geschäftsnummer anzeigen, um Ihre Geschäftsnummer anzuzeigen. Die Person, die den Anruf erhält, hört dann vor dem Verbinden eine Zusammenfassung des Gesprächs. Der Anrufer hört während des Wartens Wartemusik.

Aktivieren Sie Nach einer Weiterleitung weiter aufzeichnen, um den Rest des Anrufs aufzuzeichnen, nachdem Ihr Rezeptionist ihn weitergeleitet hat, und ihn am Ende der Anrufaufzeichnung hinzuzufügen. Dies gilt nur, solange Anrufaufzeichnungen gespeichert werden. Bei neuen Unternehmen ist diese Option aktiviert.

Weiterleitungseinstellungen sind verfügbar, wenn alle Nummern des Rezeptionisten Twilio-Nummern sind.

Identität des Anrufers verifizieren

Schützen Sie Kundendaten, indem Sie Anrufer dazu verpflichten, ihre Identität nachzuweisen, bevor der Rezeptionist ihre Daten vorliest oder ändert. Außerdem verhindern Sie, dass Ihr Rezeptionist Spam-Anrufe beantwortet.

Einstellung	Standard	Verhalten
Sicherer Modus	Aus	Der Rezeptionist sucht Kundendaten nur ab oder ändert sie nur, wenn die Nummer des Anrufers mit der hinterlegten Nummer übereinstimmt. Kunden, die im selben Gespräch erstellt werden, gelten als vertrauenswürdig.
Tool zur Identitätsverifizierung	Aus	Der Rezeptionist kann einen Einmalcode an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden senden und den Anrufer bitten, ihn vorzulesen.
Spamschutz	Für neue Unternehmen aktiviert	Überprüft Anrufer, bevor Ihr Rezeptionist antwortet. Anrufer, deren Nummer nicht verifiziert werden kann, werden gebeten, eine Taste zu drücken, um verbunden zu werden. Anrufer mit verifizierter Nummer und bereits hinterlegte Kunden werden direkt durchgestellt.

Bei aktiviertem sicheren Modus müssen Anrufer von einer unbekannten Nummer und Website-Besucher die Verifizierung abschließen, bevor sie auf ihre Daten zugreifen können. Codes werden standardmäßig per E-Mail gesendet. Der Versand per SMS erfordert eine SMS-fähige Twilio-Nummer. Siehe Benachrichtigungen und SMS.

Spamschutz ist für Unternehmen in den USA verfügbar. Er wird nicht angezeigt, wenn jede Nummer des Rezeptionisten eine SIP-Trunk-Nummer ist.

Blockierte Nummern

Blockieren Sie Telefonnummern, damit sie Ihren Rezeptionisten nicht erreichen. Blockierte Anrufer werden sofort abgewiesen. Die Sperrliste gilt für jeden Rezeptionisten in Ihrem Workspace.

Beim Blockieren einer Nummer können Sie Folgendes hinzufügen:

Grund: eine Notiz für Ihr Team.
Blockieren bis: ein Ablaufdatum. Lassen Sie das Feld leer, um dauerhaft zu blockieren.

Sie können eine Nummer auch in einer Unterhaltung oder einem Kundenprofil blockieren.