Posteingang

Inbox in der Seitenleiste sammelt jede Interaktion, die Ihre Rezeption bearbeitet. Es gibt vier Ansichten:

• Alle Unterhaltungen: jeder Anruf und Website-Chat, außer Spam.
• Benötigt Aufmerksamkeit: offene Nachrichten, Angebotsanfragen und Fragen von Anrufern sowie als dringend oder Notfall markierte Anrufe. Siehe Angebotsanfragen.
• Erledigt: Unterhaltungen und Elemente, die Sie abgeschlossen haben, etwa als erledigt markierte Nachrichten, umgewandelte Angebotsanfragen und beantwortete Fragen.
• Spam: als Spam markierte Anrufe. Die Ansicht zeigt deren Anzahl und einen Punkt, wenn einer ungelesen ist.

Fragen, die Ihre Rezeption nicht beantworten konnte, werden separat in den FAQ gesammelt.

Unterhaltungen

Jede Unterhaltung enthält das vollständige Transkript, Startzeit, Dauer und Rezeption sowie Ergebnislabels:

Anruferdetails

Bei einem Anruf wird die Nummer des Anrufers angezeigt oder Nicht geteilt, wenn keine vorhanden ist. Wenn die Nummer noch keinem Kunden gehört, wählen Sie Als Kontakt speichern. Wenn mehrere Kunden dieselbe Nummer haben, wählen Sie Kunden auswählen und legen fest, mit wem der Anruf war.

Erledigt und Spam

Wählen Sie bei einer offenen Unterhaltung Erledigt, um sie in die Ansicht Erledigt zu verschieben, und Wieder öffnen, um sie zurückzuholen. Eine Unterhaltung verlässt auch Erledigt, wenn etwas darin erneut geöffnet wird.

Wählen Sie Spam, um einen Anruf in die Ansicht Spam zu verschieben. Spam-Anrufe haben den Status Spam und erscheinen nie unter Benötigt Aufmerksamkeit oder Erledigt. Wurde ein Anruf versehentlich als Spam markiert, öffnen Sie ihn in der Ansicht Spam und wählen Sie Kein Spam.

Wählen Sie bei einem Spam-Anruf neben der Nummer des Anrufers Blockieren, um sie zu blockieren. Der Grund wird auf Spam gesetzt.

Wenn sich Ihr Unternehmen in den USA befindet und der Spamschutz deaktiviert ist, zeigen Alle Unterhaltungen und Spam ein Banner Spam-Anrufe fernhalten, das Sie schließen können. Wählen Sie Spamschutz aktivieren, um ihn einzuschalten. Siehe Anrufbearbeitung.

Absicht und Priorität

Nach jeder Unterhaltung versieht Reception.ai sie mit einer kurzen Absicht, etwa „Reparatur eines undichten Dachs“, und einer Priorität:

Eine Situation, die bereits abgesichert wurde, ist dringend oder normal, kein Notfall. Nachrichten von Verkaufsangeboten, Lieferanten, Personalvermittlern, Robocalls und Zahlungsaufforderungen sind normal, egal wie dringend sie klingen.

Die Priorität eines Anrufs ist nie niedriger als die Priorität der darauf hinterlassenen Nachrichten, außer der Anruf ist Spam.

Prüfen Sie Unterhaltungen regelmäßig, um die Antworten Ihrer Rezeption zu überprüfen und Muster zu finden, die neue Regeln, Verfahren oder Aktualisierungen der Wissensdatenbank nahelegen.

Nachrichten

Wenn ein Anrufer einen Rückruf möchte oder eine Nachricht hinterlassen will, erfasst die Rezeption diese mit einer Prioritätsstufe. Nachrichten stammen aus Anrufen und Website-Chats. Fügt der Anrufer später im selben Gespräch Details hinzu oder ändert etwas, aktualisiert die Rezeption diese Nachricht, statt eine zweite zu hinterlassen.

Jede Nachricht zeigt die Worte des Anrufers, eine kurze Übergabenotiz der Rezeption und die Nummer des Anrufers. Im Chat eingegebene Nummern werden als vom Anrufer geteilt markiert, da sie nicht verifiziert werden können.

Nachrichten werden automatisch mit einem Kunden verknüpft, wenn die Telefonnummer des Anrufers verwendbar ist. Bei jeder Nachricht können Sie:

• Den Namen des Kunden auswählen, um seinen Datensatz zu öffnen, oder Kontakt speichern, wenn der Anrufer noch kein Kunde ist.
• Als erledigt markieren wählen, wenn Sie sie bearbeitet haben, oder Wieder öffnen, um sie zurück zu Benötigt Aufmerksamkeit zu bringen.

Der Eintrag Inbox in der Seitenleiste zeigt die Anzahl ungelesener Nachrichten, rot hervorgehoben, wenn eine davon ein Notfall oder dringend ist.