Przejdź do nawigacji
Recepcjonista

Obsługa połączeń

Ustaw, kto odbiera pierwszy, przekazywanie i transfer połączeń, weryfikację rozmówców oraz zablokowane numery.

Sekcja Podczas rozmowy na stronie Recepcjoniści określa, co dzieje się podczas rozmowy telefonicznej: kto odbiera pierwszy, kiedy rozmowy są przekazywane do twojego zespołu, jak weryfikowani są dzwoniący i które numery są blokowane.

Kto odbiera pierwszy

Opcja Kto odbiera pierwszy określa, czy telefon twojego zespołu dzwoni przed recepcjonistą. Dotyczy każdego recepcjonisty w obszarze roboczym. W sekcji Zespół odbiera pierwszy wybierz:

OpcjaDziałanie
Nigdy (domyślnie)Każda rozmowa trafia bezpośrednio do recepcjonisty.
Godziny pracyW godzinach pracy najpierw dzwoni telefon zespołu. Jeśli nikt nie odbierze, rozmowę przejmuje recepcjonista. Poza tymi godzinami odbiera recepcjonista.
ZawszePrzy każdej rozmowie najpierw dzwoni telefon zespołu. Jeśli nikt nie odbierze, rozmowę przejmuje recepcjonista.
Własne godzinyZespół odbiera pierwszy w ustawionych godzinach. Poza nimi odbiera recepcjonista.

Opcja Godziny pracy korzysta z twoich godzin pracy. Jeśli masz więcej niż jedną lokalizację, wybierz, której lokalizacji mają dotyczyć. Opcja Własne godziny obejmuje strefę czasową.

Gdy zespół odbiera pierwszy, otwórz Telefon zespołu:

UstawienieOpis
Numer telefonu zespołuNumer, na który należy zadzwonić najpierw. Twój lub biurowy, a nie numer wybierany przez klientów. Nie można używać numerów premium ani numerów o współdzielonych kosztach.
Wiadomość przed dzwonieniemOdtwarzana dzwoniącemu przed rozpoczęciem dzwonienia (do 200 znaków).
Muzyka oczekiwaniaTo, co słyszy dzwoniący podczas oczekiwania: Soft Rock (domyślnie), Ambient, Classical, Electronica, Rock lub Guitars.
Maksymalny czas dzwonieniaJak długo dzwonić, zanim odbierze recepcjonista: 10, 15 (domyślnie), 20, 30, 45 lub 60 sekund.
Wiadomość przy przejęciuOdtwarzana, gdy zespół nie odbierze, a rozmowę przejmie recepcjonista (do 200 znaków).

Gdy zespół odbiera pierwszy, wykonywane jest połączenie wychodzące na telefon zespołu. Ta funkcja nie jest dostępna dla numeru Reception.ai w Kanadzie, chyba że wszystkie numery recepcjonisty pochodzą z twojego własnego konta Twilio lub SIP Trunk. Zobacz Użyj własnego numeru.

Przekieruj istniejący numer

Aby zachować obecną firmową linię, przekieruj nieodebrane rozmowy na numer recepcjonisty. Przekierowanie ustawiasz u operatora i działa ono niezależnie od tego, kto odbiera pierwszy.

Otwórz Przekieruj istniejący numer, wybierz kraj telefonu, z którego będą przekierowywane rozmowy, i wybierz wyświetlone kody. W przypadku większości operatorów komórkowych:

KiedyKod
Nie odbierasz**61*<number>#
Linia jest zajęta**67*<number>#
Telefon jest wyłączony lub poza zasięgiem**62*<number>#
Wyłącz wszystkie przekierowania##002#

Niektórzy operatorzy, na przykład Verizon w USA, używają zamiast tego kodów z gwiazdką (*71 dla zajętych lub nieodebranych połączeń, *72 dla wszystkich połączeń). Okno wyświetla właściwe kody dla twojego kraju.

Operator określa, po ilu sygnałach nastąpi przekierowanie, i może naliczać opłaty za przekierowane rozmowy. Telefony stacjonarne i internetowe systemy telefoniczne konfigurujesz w ustawieniach swojego dostawcy.

Przekaż do człowieka

Reguły przekazywania pozwalają recepcjoniście łączyć dzwoniących z konkretnymi osobami lub działami na podstawie tego, co mówią. Możesz utworzyć do 100 reguł przekazywania na recepcjonistę.

Każda reguła zawiera:

  • Etykieta: krótka nazwa (1–200 znaków).
  • Numer telefonu: numer, na który należy przekazać rozmowę.
  • Kiedy przekazać: warunek opisany prostym językiem (1–2 000 znaków).
  • Cyfry do wybrania po połączeniu (opcjonalnie): tony klawiatury odtwarzane po odebraniu przez odbiorcę, na przykład aby wybrać numer wewnętrzny. Użyj 0–9, *, #, w dla pauzy 0,5 sekundy i W dla pauzy 1 sekundy, maksymalnie 50 znaków. To pole pojawia się, gdy w ustawieniach zaawansowanych włączona jest opcja Zezwalaj na odtwarzanie tonów dotykowych.

Przykładowe reguły przekazywania

EtykietaKiedy przekazaćNumer telefonu
WłaścicielDzwoniący chce rozmawiać z właścicielem lub menedżeremTelefon komórkowy właściciela
RozliczeniaDzwoniący ma pytania o rozliczenia, płatności lub fakturyLinia działu finansowego
Nagły przypadekDzwoniący opisuje nagły przypadekKontakt alarmowy
Konkretna osobaDzwoniący prosi o Sarah po imieniuBezpośrednia linia Sarah

Dostępność i ograniczenia przekazywania

  • Przekazywanie działa tylko w rozmowach telefonicznych, a nie w rozmowach na stronie.
  • Przekazywanie nie jest dostępne dla numeru Reception.ai w Kanadzie, chyba że wszystkie numery recepcjonisty pochodzą z twojego własnego konta Twilio lub SIP Trunk.
  • Przekazywanie na numer poza krajem twojej firmy wymaga własnego numeru Twilio lub planu Premium.
  • Numery premium i numery o współdzielonych kosztach nie mogą być odbiorcami przekazywanych rozmów, nawet jeśli używasz własnego numeru Twilio.
  • W trakcie bezpłatnego okresu próbnego możesz dodawać lub edytować do 10 reguł przekazywania dziennie.

Ustawienia przekazywania

Domyślnie osoba odbierająca przekazaną rozmowę widzi numer dzwoniącego. To przekazanie bez zapowiedzi: rozmowa jest przekazywana bezpośrednio.

Włącz opcję Pokaż zamiast tego numer firmy, aby wyświetlać numer firmy. Osoba odbierająca rozmowę usłyszy wtedy podsumowanie rozmowy przed połączeniem, a dzwoniący będzie słyszeć muzykę oczekiwania.

Włącz opcję Kontynuuj nagrywanie po przekazaniu, aby nagrywać resztę rozmowy po jej przekazaniu przez recepcjonistę i dodać ją na końcu nagrania. Dotyczy to tylko okresu przechowywania nagrań rozmów. Dla nowych firm opcja jest włączona domyślnie.

Opcja Ustawienia przekazywania jest dostępna, gdy wszystkie numery recepcjonisty są numerami Twilio.

Zweryfikuj tożsamość dzwoniącego

Chroń dane klientów, wymagając od dzwoniących potwierdzenia tożsamości, zanim recepcjonista odczyta lub zmieni ich dane, i nie pozwalaj recepcjoniście odbierać połączeń spamowych.

UstawienieDomyślnieDziałanie
Tryb bezpiecznyWyłączonyRecepcjonista wyszukuje lub zmienia dane klienta tylko wtedy, gdy numer dzwoniącego pasuje do numeru w bazie. Klienci utworzeni podczas tej samej rozmowy są zaufani.
Narzędzie weryfikacji tożsamościWyłączoneRecepcjonista może wysłać jednorazowy kod na zapisany adres e-mail lub numer telefonu klienta i poprosić dzwoniącego o jego podanie.
Ochrona przed spamemWłączona dla nowych firmSprawdza dzwoniących, zanim odbierze recepcjonista. Osoby, których numeru nie można zweryfikować, są proszone o naciśnięcie klawisza, aby się połączyć. Osoby ze zweryfikowanym numerem oraz klienci już w bazie są łączeni od razu.

Gdy tryb bezpieczny jest włączony, dzwoniący z nieznanego numeru i osoby odwiedzające stronę muszą przejść weryfikację, zanim uzyskają dostęp do swoich danych. Kody są domyślnie wysyłane e-mailem. Wysyłanie SMS-em wymaga numeru Twilio obsługującego SMS-y. Zobacz Powiadomienia i SMS-y.

Ochrona przed spamem jest dostępna dla firm w USA. Nie pojawia się, gdy wszystkie numery recepcjonisty są numerami SIP trunk.

Zablokowane numery

Zablokuj numery telefonów, aby nie mogły kontaktować się z recepcjonistą. Zablokowani dzwoniący są odrzucani od razu. Lista blokad dotyczy każdego recepcjonisty w obszarze roboczym.

Podczas blokowania numeru możesz dodać:

  • Powód: notatka dla zespołu.
  • Blokuj do: data wygaśnięcia. Pozostaw puste, aby zablokować na stałe.

Możesz też zablokować numer z poziomu rozmowy lub profilu klienta.