Godziny otwarcia i zasady rezerwacji
Jak godziny otwarcia, zamknięcia, dni wolne i zasady rezerwacji wpływają na dostępność.
Godziny otwarcia określają, kiedy każda lokalizacja przyjmuje rezerwacje. Zasady rezerwacji określają, jak i kiedy klienci mogą rezerwować w tych godzinach. Obie opcje skonfigurujesz w Firma → Przegląd.
Godziny otwarcia
Godziny ustawiasz dla każdej lokalizacji. Otwórz kartę Godziny otwarcia, wybierz lokalizację i ustaw godziny otwarcia oraz zamknięcia dla każdego dnia. Możesz dodać kilka bloków godzin na dzień (na przykład 9:00–12:00 i 14:00–18:00 z przerwą na lunch), oznaczyć dni jako zamknięte lub pozostawić lokalizację otwartą do północy. Użyj Kopiuj do…, aby zastosować godziny z jednego dnia do dni roboczych, weekendu lub wszystkich dni.
Członkowie zespołu i zasoby domyślnie działają według godzin swojej lokalizacji. Możesz zamiast tego ustawić im własne godziny. Zobacz Zespół.
Jeśli zmienisz godziny, a istniejące rezerwacje wypadną poza nowymi godzinami, Reception.ai cię ostrzeże. Wybierz Zapisz mimo to, aby zachować rezerwacje i zastosować nowe godziny.
Strefy czasowe
Każda przestrzeń robocza ma strefę czasową ustawioną w profilu firmy. Aby nadać poszczególnym lokalizacjom, członkom zespołu lub zasobom własną strefę czasową, włącz strefy czasowe dla poszczególnych zasobów w ustawieniach strefy czasowej.
Zamknięcia i dni wolne
Otwórz Zamknięcia, aby dodać wyjątki od zwykłych godzin: święta państwowe, urlopy, prace konserwacyjne lub wydłużone godziny na wydarzenie.
Każdy wyjątek to Zamknięte przez cały dzień albo Zmień godziny, aby ustawić własne godziny na te daty. Dni wolne członków zespołu i zasobów można też dodać na karcie Dni wolne w ich ustawieniach.
Konflikty z istniejącymi rezerwacjami
Nie można zapisać dni wolnych, jeśli w tym okresie istnieją rezerwacje. Reception.ai wyświetli listę rezerwacji, których to dotyczy. Anuluj je lub zmień ich termin, a potem ponownie zapisz dni wolne. Dni wolne nigdy nie usuwają rezerwacji bez powiadomienia.
Dodaj wszystkie znane święta na początku roku, aby recepcjonista nigdy nie rezerwował terminów podczas zamknięcia.
Zasady rezerwacji
Karta Zasady rezerwacji dotyczy zarówno recepcjonisty, jak i strony rezerwacji. Rezerwacje tworzone z panelu nie są ograniczone tymi zasadami.
- Minimalne wyprzedzenie określa, jak szybko może rozpocząć się nowa rezerwacja.
- Wyprzedzenie zmiany terminu lub anulowania określa, do kiedy klient może zmienić termin lub anulować rezerwację przed rozpoczęciem wizyty.
- Ustaw limit nakładających się wizyt ogranicza liczbę wizyt, które mogą odbywać się jednocześnie w jednej lokalizacji.
Gdy połączysz Calendly lub Cal.com, zamiast tego obowiązują ustawienia harmonogramu tego narzędzia.
Jak obliczana jest dostępność
Termin można zarezerwować tylko, gdy wszystkie poniższe warunki są spełnione:
- Lokalizacja jest otwarta i nie ma zamknięcia.
- Usługa jest oferowana w tej lokalizacji.
- Co najmniej jeden wykwalifikowany członek zespołu pracuje tam i nie ma dnia wolnego.
- Wymagane zasoby są wolne i nie są w konserwacji.
- Nie ma kolidującej wizyty, wliczając czas buforowy i czas dojazdu.
- Limit nakładających się wizyt nie został osiągnięty.
- Termin spełnia zasady minimalnego wyprzedzenia i okna rezerwacji z wyprzedzeniem.
- Google Calendar, jeśli jest połączony, pokazuje, że członek zespołu jest wolny.
Jeśli którykolwiek warunek nie jest spełniony, termin nie jest oferowany przez telefon ani na stronie rezerwacji.