Orari e regole di prenotazione
Come gli orari di apertura, le chiusure, le assenze e le regole di prenotazione controllano la disponibilità.
Gli orari di apertura definiscono quando ogni sede accetta prenotazioni. Le regole di prenotazione controllano come e quando i clienti possono prenotare in quegli orari. Entrambi si configurano in Attività → Panoramica.
Orari di apertura
Gli orari vengono impostati per ogni sede. Apri la scheda Orari di apertura, scegli una sede e imposta gli orari di apertura e chiusura per ogni giorno. Puoi aggiungere più fasce orarie al giorno (ad esempio 9:00–12:00 e 14:00–18:00 per la pausa pranzo), contrassegnare i giorni come chiusi o tenere una sede aperta fino a mezzanotte. Usa Copia in… per applicare l’orario di un giorno ai giorni feriali, al fine settimana o a tutti i giorni.
I membri dello staff e le risorse seguono per impostazione predefinita gli orari della propria sede. Puoi invece assegnare loro orari personalizzati. Consulta Staff.
Se modifichi gli orari e alcune prenotazioni esistenti non rientrano nei nuovi orari, Reception.ai ti avvisa. Seleziona Salva comunque per mantenere le prenotazioni e applicare i nuovi orari.
Fusi orari
Ogni workspace ha un fuso orario, impostato nel profilo dell’attività. Per assegnare un fuso orario specifico a singole sedi, membri dello staff o risorse, attiva i fusi orari per risorsa nelle impostazioni del fuso orario.
Chiusure e assenze
Apri Chiusure per aggiungere eccezioni agli orari abituali: festività, vacanze, manutenzione o orari prolungati per un evento.
Ogni eccezione può essere Chiuso tutto il giorno oppure Modifica orari per impostare orari personalizzati per tali date. Le assenze dello staff e delle risorse possono anche essere aggiunte dalla scheda Assenze nelle rispettive impostazioni.
Conflitti con prenotazioni esistenti
Non puoi salvare un’assenza se esistono prenotazioni in quel periodo. Reception.ai elenca le prenotazioni interessate. Annullale o ripianificale, quindi salva di nuovo l’assenza. Le assenze non rimuovono mai le prenotazioni senza avvisarti.
Aggiungi tutte le festività note all’inizio dell’anno, così la tua receptionist non effettuerà mai prenotazioni durante una chiusura.
Regole di prenotazione
La scheda Regole di prenotazione si applica sia alla receptionist sia alla pagina di prenotazione. Le prenotazioni che crei dalla dashboard non sono soggette a queste regole.
- Il preavviso minimo indica con quanto anticipo può iniziare una nuova prenotazione.
- Il preavviso per ripianificare o annullare indica fino a quando un cliente può ripianificare o annullare prima dell’inizio dell’appuntamento.
- Imposta un limite agli appuntamenti sovrapposti limita il numero di appuntamenti che possono svolgersi contemporaneamente in una sede.
Quando Calendly o Cal.com è connesso, si applicano invece le impostazioni di pianificazione dello strumento.
Come viene calcolata la disponibilità
Uno slot orario è prenotabile solo quando sono vere tutte le condizioni seguenti:
- La sede è aperta e non ci sono chiusure.
- Il servizio è offerto in quella sede.
- Almeno un membro dello staff qualificato è al lavoro in quella sede e non è assente.
- Le risorse necessarie sono disponibili e non sono in manutenzione.
- Non esistono appuntamenti in conflitto, inclusi i tempi di buffer e di viaggio.
- Non è stato raggiunto il limite di appuntamenti sovrapposti.
- Lo slot rispetta il preavviso minimo e l’intervallo massimo di prenotazione.
- Google Calendar, se connesso, mostra il membro dello staff come disponibile.
Se una qualsiasi condizione non è soddisfatta, lo slot non viene offerto né al telefono né nella pagina di prenotazione.