Cliënten

Reception.ai bewaart een cliëntrecord voor iedereen die belt, boekt of bestelt. Je receptionist gebruikt deze records om terugkerende bellers te herkennen en hun boekingen te beheren.

Hoe cliënten worden aangemaakt

Cliënten worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt wanneer:

• Een beller boekt, bestelt of een bericht achterlaat en een bruikbaar telefoonnummer deelt
• Een klant boekt of bestelt via je boekingspagina
• Je handmatig een cliënt toevoegt met Cliënt toevoegen

Cliëntenlijst

Open Cliënten in de zijbalk. Zoek op naam, telefoonnummer of e-mail en filter op de datum waarop de cliënt is toegevoegd. Bij cliënten met een afspraak vandaag wordt de tijd weergegeven.

Cliëntgegevens

Elk cliëntrecord bevat:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mail.
• Notities: maximaal 5.000 tekens, zichtbaar voor je receptionist.
• Aankomende boekingen en Recente boekingen. Selecteer Alle aankomende boekingen annuleren om ze in één keer te annuleren.
• Sms-herinneringen: of deze cliënt sms ontvangt. Cliënten die STOP antwoorden, worden afgemeld en kunnen zich alleen opnieuw aanmelden door START te sms’en.
• Blokkeren: voorkom dat het nummer van deze cliënt je receptionist bereikt.

Interactietijdlijn

De tijdlijn vermeldt alles wat met de cliënt is gebeurd: gesprekken, websitegesprekken, berichten, gemaakte, geannuleerde of verplaatste boekingen, bestellingen, e-mails, herinneringen, verzonden en ontvangen sms’jes en bevestigingen.

Vanaf de tijdlijn kun je:

• De cliënt sms sturen. Kies onder Van het nummer waarmee je wilt verzenden; als je één nummer hebt, is dit al geselecteerd. Zie Meldingen en sms.
• Een handmatige interactie toevoegen, zoals een bezoek zonder afspraak, met type, kanaal, beschrijving, datum, dienst, personeelslid en asset.
• De gekoppelde boeking, bestelling of het gekoppelde gesprek openen.

Een cliënt verwijderen

Als je een cliënt verwijdert, worden de interacties, bezoekgeschiedenis en alle afspraken permanent verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.