Notifications et SMS
Tenez votre équipe et vos clients informés par email et par texto.
Reception.ai envoie des notifications à vous, à votre personnel et à vos clients à la fin des appels, lorsque des réservations changent et lorsque des commandes sont passées. Configurez-les dans Paramètres → Notifications, qui comprend les onglets Général, Email et SMS.
Notifications pour vous et votre équipe
Pour les résumés après appel, choisissez de M’avertir à propos de chaque conversation, l’option par défaut, ou uniquement des conversations comportant des réservations, des commandes, des messages ou des questions de FAQ. Les résumés sont envoyés par défaut à l’email du propriétaire du compte. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 adresses email ou recevoir les résumés par SMS.
Notifications pour les clients
Rappels de rendez-vous
- Délai : 4, 6, 8, 12, 24, par défaut, ou 48 heures avant le rendez-vous.
- Mode de rappel : Rappel uniquement ou Demander au client de confirmer. Avec confirmation, le client répond OUI pour confirmer ou NON pour annuler.
Modèles d’email
Dans l’onglet Email, importez un logo, JPG, PNG ou WEBP, jusqu’à 5 Mo, et modifiez le texte de chaque email : confirmations, annulations, reprogrammations, rappels, notifications au personnel et mises à jour de commande. Sélectionnez du texte pour le modifier et faites glisser des espaces réservés, tels que le nom du client ou l’heure du rendez-vous, dans le message. Sélectionnez Restaurer les valeurs par défaut pour réinitialiser un modèle.
Un modèle d’email de procédure personnalisée est également disponible. Référencez-le dans une procédure afin que votre réceptionniste envoie un email précis à un client pendant une conversation.
SMS
Les SMS vous permettent d’envoyer des confirmations, des rappels et des mises à jour par texto.
Numéros d’envoi
Choisissez le numéro à utiliser pour l’envoi sous Numéro de téléphone SMS dans les paramètres de notifications.
Les numéros Reception.ai ont une limite quotidienne de SMS : Essai 10, Basic 30, Plus 75, Premium 150. Les numéros de votre propre compte Twilio ne sont pas limités.
Modèles de SMS
Dans l’onglet SMS, choisissez un style pour chaque type de message : Professionnel, Amical ou Concis. Les types de messages comprennent les rappels, les confirmations, les mises à jour de réservation et de commande, les résumés après appel, les notifications de réservation du personnel et la réponse automatique à HELP.
Consentement et désinscription
Les clients reçoivent des SMS uniquement lorsqu’ils ont donné leur consentement. Lorsqu’une notification client est configurée pour être envoyée par SMS, le réceptionniste propose des rappels par texto pendant les appels : juste après la première réservation d’un appel, il demande à un client n’ayant pas donné son consentement s’il souhaite recevoir un texto avant chaque rendez-vous, en précisant que des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer et qu’il peut répondre STOP à tout moment. Le client donne son consentement uniquement après un oui clair et cette question ne lui est plus posée une fois son consentement donné. Les appelants peuvent également demander au réceptionniste d’arrêter les rappels par texto.
Un client qui répond STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END ou QUIT retire son consentement. Seul le client peut le redonner, en envoyant START ou UNSTOP par texto. Une réponse HELP ou INFO reçoit automatiquement un message d’aide.
Pour recevoir des réponses telles que STOP sur votre propre numéro Twilio, activez Activer les SMS entrants pour ce numéro.
Envoyer un SMS à un client
Ouvrez un client et sélectionnez Envoyer un SMS dans sa chronologie. Les messages peuvent comporter jusqu’à 459 caractères et votre Workspace peut en envoyer jusqu’à 30 par heure. Les messages sont envoyés depuis un numéro Twilio que vous avez connecté ou depuis un numéro Reception.ai lorsque votre pays l’autorise. Lorsqu’un enregistrement réglementaire est nécessaire pour ce numéro, il peut envoyer des messages après l’approbation de l’enregistrement. Le message est enregistré dans la chronologie du client.
Textos entrants
Lorsqu’un client connu envoie un texto à votre numéro, le message est enregistré comme SMS reçu dans sa chronologie. Votre réceptionniste ne répond pas de manière conversationnelle aux textos.